Die meisten Kostenprobleme entstehen an der Grenze zwischen Vertrag und Zusatzleistung
Die Grundvergütung eines Wartungsvertrags ist häufig transparent. Schwieriger wird es bei Leistungen, die außerhalb der Pauschale liegen: zusätzliche Reparaturen, Ersatzteile, Sondereinsätze, Arbeiten außerhalb regulärer Zeiten oder Leistungen an später hinzugekommenen Anlagen.
Die bestehende Microsite behandelt Pauschalen, Abrufleistungen, Stundenlohn, Materialpreise, Zuschläge, Preisgleitung und Rechnungsprüfung bereits an verschiedenen Stellen. Eine integrierte Managementseite kann daraus einen durchgängigen Prozess bilden.
Preis-, Zusatzleistungs- und Nachtragsmanagement transparent steuern
Werden Leistungen nach Zeit abgerechnet, sollten die Nachweise ausreichend detailliert sein.
Relevant sind:
eingesetzte Personen,
Qualifikationen,
Arbeitszeit,
Tätigkeit,
Anlage,
gegebenenfalls Anfahrt,
verwendetes Material.
Pauschale Angaben wie „Techniker 8 Stunden“ bieten wenig Prüfmöglichkeit.
Zuschläge eindeutig definieren
Nacht-, Wochenend-, Feiertags- oder Notdienstzuschläge sollten vertraglich eindeutig festgelegt sein.
Ebenso ist zu klären, ob mehrere Zuschläge kumuliert werden dürfen.
Preisgleitung nachvollziehbar gestalten
Bei längeren Vertragslaufzeiten können Preisanpassungsmechanismen sinnvoll sein.
Eine gute Regelung sollte transparent festlegen:
welcher Preisbestandteil angepasst wird,
welcher Bezugsmaßstab verwendet wird,
wann eine Anpassung möglich ist,
wie die Berechnung erfolgt.
Unklare „Preisanpassung nach Kostenentwicklung“ erzeugt unnötige Verhandlungsspielräume.
Änderungen am Anlagenbestand berücksichtigen
Werden Anlagen hinzugefügt oder stillgelegt, kann sich auch die Pauschale verändern.
Die Vergütungslogik sollte deshalb so aufgebaut sein, dass Zu- und Abgänge nachvollziehbar bewertet werden können.
Budgetwirkung laufend beobachten
Zusatzleistungen sollten nicht erst mit der Rechnung sichtbar werden.
Ein laufender Forecast kann zeigen:
Grundvergütung,
bereits beauftragte Zusatzleistungen,
erwartete weitere Kosten,
Budgetabweichung.
Nachträge analysieren
Viele Zusatzaufträge können darauf hinweisen, dass der ursprüngliche Vertragsumfang unzureichend definiert war.
Deshalb sollte regelmäßig untersucht werden, welche Nachtragsarten wiederholt auftreten.
Kostentransparenz vor der Rechnung schaffen
Professionelles Preismanagement beginnt nicht bei der Rechnungsprüfung.
Es beginnt vor der Beauftragung einer zusätzlichen Leistung.
Der Betreiber sollte jederzeit erkennen können, welche Leistungen bereits im Vertrag enthalten sind, welche zusätzlich beauftragt wurden und welche Kostenwirkung daraus entsteht.
Damit wird der Wartungsvertrag finanziell steuerbar und Nachtragsmanagement zu einem Teil der laufenden Vertragsführung.
