Vertragsumfang geordnet reduzieren, wenn Technik außer Betrieb geht
Wartungsverträge werden häufig für mehrere Jahre abgeschlossen. Der Anlagenbestand bleibt während dieser Zeit jedoch nicht unverändert. Gebäude werden aufgegeben, Anlagen ersetzt, technische Systeme stillgelegt oder ganze Standorte veräußert.
Die bestehende Microsite enthält bereits Regelungen zu Vertragsveränderungen, Teilkündigung und Decommissioning. In der Neuverhandlung veralteter Verträge zählt FM-Connect Teilkündigungs- und Decommissioning-Regeln ausdrücklich zu den wichtigen Mindeststandards. Eine eigene Prozessseite fehlt dennoch.
Technische Anlagen geordnet außer Betrieb nehmen
Technische Stilllegung und Vertragsende unterscheiden
Eine Anlage kann technisch außer Betrieb sein, ohne bereits aus dem Wartungsvertrag entfernt worden zu sein.
Umgekehrt sollte eine Wartungsleistung nicht beendet werden, solange die Anlage noch sicher betrieben oder in einem sicheren Stillstandszustand gehalten werden muss. Deshalb müssen technische und vertragliche Schritte koordiniert werden.
Vor einer Vertragsreduzierung sollte feststehen:
wann die Anlage nicht mehr genutzt wird,
wann sie technisch außer Betrieb genommen wird,
ob Restwartungen erforderlich bleiben,
wann die vertragliche Leistung endet.
Diese Termine können auseinanderfallen.
Je nach Anlage kann Stilllegung technische Maßnahmen erfordern:
Medien trennen,
Energie freischalten,
Betriebsstoffe entfernen,
Anlage sichern,
Frost- oder Korrosionsschutz,
Kennzeichnung,
Zugang beschränken.
Der Wartungsdienstleister kann hierbei fachlich eingebunden werden.
Vergütung nachvollziehbar anpassen
Bei pauschalierten Verträgen sollte klar geregelt sein, wie Anlagenabgänge die Vergütung verändern.
Besonders bei gebündelten Verträgen kann ein einzelner Anlagenabgang nur einen begrenzten Anteil an den Gesamtkosten haben, da beispielsweise Bereitschaft oder Managementstrukturen weiterhin bestehen.
Die Berechnungslogik sollte möglichst schon im Vertrag vereinbart sein.
Teilkündigungen ermöglichen
Werden einzelne Gebäude oder Anlagen dauerhaft aufgegeben, sollte nicht zwingend der gesamte Wartungsvertrag beendet werden müssen.
Eine Teilkündigungsregelung erhöht die Flexibilität des Auftraggebers.
Vor der Stilllegung sollten alle wesentlichen Unterlagen gesichert werden:
Wartungshistorie,
offene Mängel,
Prüfberichte,
technische Änderungen,
Ersatzteilinformationen.
Dies kann für spätere Rückfragen, Verkauf oder Rückbau relevant sein.
Restbestände und Ersatzteile bewerten
Gelagerte Ersatzteile können nach Stilllegung einer Anlage wertlos werden.
sind.
Wiederinbetriebnahme berücksichtigen
Nicht jede Stilllegung ist endgültig.
Bei temporär außer Betrieb genommenen Anlagen müssen Konservierung, Kontrollintervalle und Voraussetzungen für eine spätere Wiederinbetriebnahme festgelegt werden.
Vertragslandschaft aktuell halten
Nach Abschluss müssen Anlagenregister, Wartungsplan, Vertragspauschale und CAFM-Daten aktualisiert werden.
Decommissioning bedeutet daher nicht einfach:
„Diese Anlage wird nicht mehr gewartet.“
Es ist ein koordinierter Prozess aus technischer Außerbetriebnahme, Risikobewertung, Dokumentation, Vertragsänderung und kaufmännischer Bereinigung.
Damit wird verhindert, dass Betreiber noch jahrelang Wartung für längst entfernte Anlagen bezahlen – oder umgekehrt notwendige technische Pflichten zu früh aus einem Vertrag verschwinden.
