Wartungsverträge: Struktur und Effizienz im technischen FM

Standort

Beschreibung des Bereiches, an dem das instand zu haltende Objekt sich befindet.

Spezifische Beschreibungen, soweit zutreffend:
Land;
Stadt;
Gebäude;
Anlage, Maschine;
Verfahrensabteilung;
usw.

Instandhaltungsort

Genaue Beschreibung des Ortes, an dem der Instandhaltungsdienstleister seine Leistung zu erbringen hat.

Spezifische Beschreibung, soweit anwendbar:
Land;
Stadt;
Gebäude;
Anlage, Maschine;
Verfahrensabteilung;
usw.

Vertragsgegenstand

Klar definierte Beschreibung der Leistungen (was und wann), die vom Instandhaltungsdienstleister durchzuführen sind und sofern notwendig, solche die vom Leistungsumfang ausgeschlossen sind.

Alle Leistungen, die im Rahmen des Vertrages auszuführen sind, müssen eindeutig beschrieben sein.
Die Leistungsbeschreibung kann folgende Informationen enthalten:
erforderliche Arbeitsschritte;
erwartetes Ergebnis;
messbare Angaben zur Zielerreichung;
anzuwendende Werkzeuge, Mittel, Verfahren;
zu erfüllende Sicherheitsanforderungen;
Datum, Zeit, Zeitdauer oder Häufigkeit der Arbeitsleistung;
die instand zu haltenden Einheiten;
Betriebs- oder Nutzungsbedingungen;
Qualifikation des Personals;
usw.;
Arbeitsprogramm (Ablaufpläne, Arbeitsprozesse)In der Regel erfordert die Beschreibung des Leistungsumfangs viele Seiten. Deshalb ist es empfehlenswert, diese Beschreibung als Anlage dem Vertrag beizufügen.

Zeit

Festlegung des Zeitraums, in dem die Instandhaltungsleistungen durchzuführen sind.

Zeitplan (welche Leistung muss zu welchem Zeitpunkt, nach welchem Vorkommnis oder in welchem Zeitintervall durchgeführt sein);
Mindest- und/oder Höchstdauer zwischen der Auftraggeberanforderung bis zur Arbeitsaufnahme;
Zeitpunkt der Fertigstellung des Auftrags oder Frist, innerhalb derer die Leistungen zu erbringen sind;
usw.

Leistungsbehinderungen

Festlegung von Fällen und rechtlicher Konsequenzen auftretender Leistungsbehinderungen.

Leistungsbehinderungen, Gründe für Zeitplanänderungen und/oder des Fertigstellungsdatums
gegenseitige Informationspflicht
Verfahren, um zu einer Einigung bei Änderungen zu kommen
Rechtliche Konsequenzen (Kosten, andere Vertragsänderungen);
usw.

Verzug

Festlegung des Leistungserfüllungsverzugs und möglicher rechtlicher Konsequenzen.

Definition: Verzug besteht, sobald eine Leistung nicht in der vertraglich vereinbarten Zeit oder zum vertraglich vereinbarten Termin erfüllt wird.
Rechte zum Rücktritt vom Vertrag, z. B.:
Ablehnung eines Antrags auf angemessene Verlängerung der vertraglich vereinbarten Frist;
wenn eine Verlängerung der vertraglich vereinbarten Zeit für den Auftraggeber nicht annehmbar ist, weil sie nicht an seinen Zeitplan integriert werden kann;
Schadenersatz beim Auftreten eines Fehlers. Die Höhe des Schadenersatzes kann von Art und Umfang des Fehlers abhängen;Vertragsstrafe (siehe 1.6.4)

Abnahme

Spezifische Angaben über die Bedingungen/Anforderungen, die für die Akzeptanz der ausgeführten Leistung durch den Auftraggeber erfüllt sein müssen.

Zielsetzung und messbare Bedingungen.
Die Angaben sollten beinhalten:
Wer nimmt die Abnahme vor? (Delegierung möglich)
Wie wird die Abnahme vorgenommen? (Verfahren)
Wann findet die Abnahme statt? (Zeitpunkt im Ablauf; Zwischenabnahme)
Was wird abgenommen?(Teile der Leistung)
Unter welchen Umständen erfolgt die Akzeptanz der Leistung?
usw.

Technische Informationen

Für die Durchführung von Instandhaltungsarbeiten ist es oft notwendig, dass der Instandhaltungsdienstleister Informationen über den Zustand der instand zu haltenden Einheit erhält.
Während der Durchführung der Instandhaltung kann sich der Zustand der Einheit ändern. Der Auftraggeber ist über den veränderten Zustand der Anlage zu informieren.

Eine Check-Liste aller wesentlichen technischen Informationen, die zwischen Auftraggeber und Dienstleister auszutauschen sind, sollte beigefügt werden (z. B. in einem Anhang), (siehe EN 13460:2002 „Instandhaltung – Dokumente für die Instandhaltung“).
Es ist festzulegen, von wem (Instandhaltungsdienstleister, Auftraggeber), wie (Aufzeichnungsmittel, Verfahren, Fehlerkorrektur), wann (Termin, Zeit) und welche Informationen (abgearbeitete Leistungen, eingebaute Ersatzteile, Überstunden, Verzugmeldungen, Instandsetzungen usw.) auszutauschen sind.
Mögliche Freigabe technischer Angaben an Dritte.

Ersatzteile/Materialien/Verbrauchsteile

Angabe der Strategie zur Bereitstellung von Ersatzteilen, Material und Verbrauchsteilen gemäß Bedarf.

Empfohlene Informationen:
Verantwortung für die Bereitstellung;
Eigentumsrecht;
Erforderliche Qualität;
Bezugsquelle (bisherige oder andere).
Verantwortlichkeit für und Ort der Lagerung:
Lagerung entweder beim Auftraggeber oder beim Instandhaltungsdienstleister
Verfahren für die Bestellung von Ersatzteilen
Rechtliche Folgen, wenn der Auftraggeber Bestellungen gar nicht oder zu spät vornimmt;
Änderungen der Art von Ersatzteilen und integrierter Software;
Rechtliche Folgen, wenn der Auftraggeber die Bestellung neuer Software nicht vornimmt;
Verfügbarkeit und Lieferzeit
usw.
Falls notwendig, sollte eine Liste von Ersatzteilen oder von wesentlichen Ersatzteilen hinzugefügt werden.

Preise

Festlegung der finanziellen Vergütung des Instandhaltungsdienstleisters für die Durchführung von Instandhaltungsleistungen.

Bei Instandhaltungsverträgen kann folgende Preisgestaltung einzeln oder in Kombination angewendet werden.
Pauschalpreis;
Stundensätze;
Kosten plus Festpreis;
Preis nach Leistung und/oder auf Prämienbasis;
Preisliste;
Festpreis per Einheit;
usw.
Preise können fest oder variabel seinUnabhängig vom gewählten Preisansatz sollte der Vertrag festlegen, welche Positionen in den Preisen eingerechnet sind:
Steuern, Gebühren, Abgaben;
Versicherungen;
Unterbringung, Reisekosten, Spesen;
Transportkosten;
Kosten für Rüstzeiten;
Material und Ersatzteile;
Kosten für Vervielfältigungen von Dokumenten;
Kosten für Informationstechnologiesysteme;
Preisanpassung gemäß Index oder anderer Formeln;
usw.

Zahlungsbedingungen

Angabe der vertraglichen Zahlungsmodalitäten.

Modalitäten:
Währung;
Art der Rechnungsstellung;
Bezeichnung der abzurechnenden Positionen;
Preisnachlass bei sofortiger Zahlung (Skonto);
Strafe bei Zahlungsverzug;
Zahlungseinbehalt;
Anzahlung;
Fälligkeitstermin;
Zahlungsplan;
usw.

Gewährleistung/Garantie

Festlegung der Rechte des Auftraggebers und der Pflichten des Instandhaltungsdienstleisters bei Nichterfüllung der laut Vertrag festgelegten Aufgaben durch den Instandhaltungsdienstleister.

Wofür bürgt der Dienstleister?
Garantiezeitraum;
Beginn der Garantiezeit;
Verfahren zur Geltendmachung des Haftungs-Gewährleistungs-anspruchs (Fristen);
Pflichten des Dienstleisters und Rechte des Auftraggebers (können unterschiedlich sein, abhängig davon, woraus die Forderung resultiert: Schaden, Instandsetzung, Preis, Nachlass, Entschädigung);
Haftungsübertrag;
usw.

Vertragsstrafen/festgelegte Höhe der Schadenssumme

Angabe von Strafen bzw. festgelegte Schadenssumme, die im Falle der Nichterfüllung der Vertragsvereinbarungen fällig werden.

Höhe oder Berechnungsformel;
Grundlage;
Schadensfälle;
Erforderlicher Nachweis;
Höchstgrenze;
usw.

Prämien

Aufstellung von Prämien, die im Falle von vorzeitiger Vertragserfüllung, Kostenreduzierung oder erhöhtem Nettogewinn fällig werden.

Höhe oder Berechnungsformel;
Grundlage;
Fälle;
Erforderlicher Nachweis;
Höchstgrenze;
usw.

Versicherungen

Beschreibung von Versicherungen, die entweder per Vertrag oder per Gesetz festgelegt sind, Zuweisung der Haftung auf die Vertragspartner und die Verfahrensweise.

Was ist versichert? (versicherte Risiken);
Wer versichert? (Vertragspartei haftbar für den Versicherungsabschluss und , wenn verschieden, Festlegung des Begünstigten);
Art und Weise (Begründung der Versicherung, Mindestversicherungshöhe, Selbstbeteiligung)
Vorgehensweise im Versicherungsfall. Es sind anzugeben: Alle Versicherungen, die erforderlich sind, welche Vertragspartei für den Abschluss haftet; Eintritt des Versicherungsfalls und die Vorgehensweise;
usw.

Finanzielle Sicherheitsleistungen

Beschreibung aller erforderlichen finanziellen Sicherheitsleistungen, die zum Schutz des Auftraggebers oder des Instandhaltungsdienstleisters notwendig sind.

Sicherungsarten (Bedingungen, unter denen die Sicherheiten gegeben werden können, z. B. Hinterlegung, Bankbürgschaften, Kautionen...);
Termin oder Ereignis, bis zu deren Eintreten die Sicherheitsleistung erlischt oder Bestand haben muss;
Wann und unter welchen Bedingungen kann die Inanspruchnahme einer Sicherheitsleistung gefordert werden;
Höhe der Sicherheitsleistung;
usw.

Ausführungsbedingungen

Der Vertrag sollte die Verantwortlichkeiten eines jeden Vertragspartners hinsichtlich der Ausführung der Instandhaltungsleistungen festlegen.

Auflistung der Dienstleistungen usw. und der zu stellenden Arbeitsmittel einer jeden Vertragspartei, z. B.:
Einrichtungen;
Lagerfläche;
Energie, Wasser, usw.;
Spezialwerkzeuge;
Ersatzteile;
Erforderliche Maßnahmen zur Sicherstellung der Arbeitsausführung durch das Instandhaltungspersonal: An/Abreise, Unterbringung, Arbeitserlaubnis;
Arbeitsbedingungen und –umgebung;
Integration der Instandhaltungsleistungen, die vom Auftraggeber durchzuführen sind;
Anforderungen während der Arbeitszeit;
usw.

Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit

Angabe der Gesundheitsschutz- und Arbeitssicherheitsmaßnahmen um die diesbezüglichen Gesetze und Vorschriften oder um andere Auflagen zum Schutz der Arbeitnehmer und/oder der Allgemeinheit zu erfüllen.

Angabe von:
maßgeblichen gesetzlich vorgeschriebenen Gesundheitsschutz- und Arbeitssicherheitsmaßnahmen;
besondere Sicherheitsverordnungen der Vertragspartner (z. B. Notfallplan für Anlage/Arbeitsstätte und geeignete Risikoanalyse);
erforderlichen Schulungen und Zulassungen für das Personal des Instandhaltungsdienstleisters
Vorkehrungen für Schutzmaßnahmen (Schutzkleidung, Impfungen, Gesundheitszeugnis)
usw.

Umweltschutz

Angabe aller Maßnahmen in Bezug auf den Umweltschutz.

Vorkehrungen:
zum Umgang mit Abfall/Abfallbeseitigung;
zur Verhinderung von Umweltverschmutzung (Flüssigkeiten, Gase, feste Stoffe, Lärm).

Sicherheit

Einzelangaben zum Schutz gegen widerrechtlichen Betriebszutritt und Diebstahl.

Vereinbarungen zu:
Sonderanforderungen für technische Ausrüstung;
Schutz von Informationen und Datensystemen;
Dokumentation von Sicherheitsmaßnahmen;
Zugangsberechtigung/Ausweise;
Geheimhaltung: Schutz von vertraulichen Informationen;
usw.

Qualitätssicherung

Festlegung der Maßnahmen zur Sicherung der Qualität von Instandhaltungsleistungen.

Forderungen bezüglich:
Qualitätssystem des Dienstleisters;
Auditierungsanforderungen;
Erfahrung und Qualifikation des Personals;
Wissenstransfer zwischen den Vertragsparteien;
Qualitätskennwerte
Qualitätspläne (wie in EN ISO 9000 definiert);
usw.

Aufsicht/Leitung

Sicherstellung des Vertragsmanagements, der Beaufsichtigung der Arbeiten und der Zusammenarbeit zwischen den Vertragspartnern und mit anderen Dienstleistern.

Folgende Punkte sind festzulegen:
Verbindungsperson zwischen den Vertragsparteien;
Benennung des Vertragsmanagers und der Aufsichtsperson, der/die die jeweilige Vertragspartei vertritt. Der Vertragsmanager ist für das gesamte Instandhaltungsprogramm verantwortlich.
geeigneter Organisationsplan.
Benennung von Subunternehmen:
Recht des Auftraggebers, vom Instandhaltungsdienstleister die Namen des arbeitsausführenden Personals zu erhalten;
Sicherstellung, dass der Vertragsmanager ein Ergebnisberichtsheft führt;
usw.

Berichtswesen

Nachweis über Ereignisse und Umstände, die die Vertragsleistung beeinflussen.

Wesentliche Ereignisse, die die zu dokumentierenden vertraglichen Vereinbarungen betreffen:
Was – ausgeführte Arbeiten, eingebaute Ersatzteile, benötigte Zeit, Überstunden, Mängel, Behinderungen, Verzug usw.;
Durch wen - Dienstleister, Auftraggeber, Stellvertreter;
Wann - Datum, genaue Zeitangabe und Dauer des Ereignisses;
Wie - Mittel der Datenaufnahme, Verfahren, Zeugen;
usw.

Eigentumsrechte/Urheberrechte

Definition der Eigentumsrechte und Nutzungsrechte wesentlicher Rechtspositionen, die bereits bestehen oder durch die Vertragserfüllung entstehen.

Dies sollte umfassen: gewerbliche Schutzrechte ( Patente, Entwürfe, Markenzeichen), Methoden, Eigentumsrechte an Teilen, Urheberrecht.

Information über die existierenden Rechte, die mit dem Vertrag verbunden sind:
Nutzungsrechte und Beschränkungen;Nutzungsrechte und Beschränkungen zur Übertragung solcher Rechte oder zur Weitergabe wichtiger Informationen an nicht befugte Personen.
Rechte, die sich aus der Vertragserfüllung ergeben:
Wer ist der Eigentümer? (Möglichkeit des Miteigentums);Wer pflegt die Datenbank der Aufzeichnungen über Registrierungen, Verfahren, Auswahl der Länder und Zeitraum?Rechte und Beschränkungen der einzelnen Vertragsparteien (Nutzung, Übertragung, Veröffentlichungen).
Aufstellung der Rechte, die jede Vertragspartei hinsichtlich des Eigentums hat, an:
Dokumenten;
Informationen;
Urheberrechten.
Besondere Rechtsfolgen bei Vertragsverletzung entsprechend dieses Abschnittes:
Welche Vertragspartei muss tätig werden?Wie, wer, Informationen, Vorgehensweisen.Wer trägt die entstehenden Kosten?
Geltungsdauer dieser Abschnitte nach Vertragsende.

Geheimhaltung

Sicherung und ordnungsgemäße Nutzung vertraulicher Informationen.

Kernpunkte:
Anzeige und Festlegung der vertraulichen Information;
Beschränkungen hinsichtlich Nutzung, Zugang, Genehmigung;
Beschränkung hinsichtlich der Übertragung, soweit erlaubt – Verpflichtungen des Empfängers;
Verpflichtungen, die auf das Personal des Empfängers zu übertragen sind;
besondere Rechtsfolgen, die aus der Verletzung dieses Abschnittes entstehen;
Geltungsdauer dieses Abschnittes nach Vertragsende;
usw.

Höhere Gewalt

Definition von Fällen höherer Gewalt und den daraus resultierenden Rechtsfolgen.

Aufstellung von Fällen höherer Gewalt;
Informationen oder Verpflichtungen;
Einstellung von Arbeiten;
Schutz bereits ausgeführter Arbeiten;
Wiederaufnahme der Arbeiten;
Zusatzkosten (Welche der Vertragsparteien trägt oder beteiligt sich an den anfallenden Zusatzkosten?);
Verpflichtung der Vertragsparteien, Maßnahmen zu ergreifen, die dazu beitragen, die Zusatzkosten so gering wie möglich zu halten;
Möglicher Rücktritt vom Vertrag, wenn der Fall von höherer Gewalt eine gewisse Zeit andauert;
usw.

Haftung

Definition der Haftung für Schäden, die durch eine der Vertragsparteien oder deren Personal bei Vertragserfüllung verursacht werden.

Entschädigung von Dritten bei Verletzungen oder Tod, und bei Sachbeschädigungen an ihrem Eigentum;
Bei Sachbeschädigungen am Eigentum der Vertragsparteien (hier sollte – wenn möglich – eine Haftungsbeschränkung vereinbart werden);
Verfahren;
usw.

Schlichtung

Definition durch wen, wo und wie Streitfragen beizulegen sind.

Verhandlungen, Schlichtung:
Vereinbarung, ob ein Schiedsverfahren erforderlich und für beide Vertragsparteien bindend ist;
Schiedsverfahren:
Schiedspersonen (Anzahl, Qualifikation, Bestellung);Ort des Verfahrens;Verfahren;
Gerichtsstand:
Zuständiges Gericht (sachlich, örtlich);
usw.

Gründe und vorschriftsmäßige Verfahrensweisen zur Vertragsbeendigung oder Rücktritt vom Vertrag

Definition von Gründen und Verfahren, die eine Vertragsbeendigung oder Vertragsrücktritt erlauben.

Definition der verschiedenen Gründe:
Beendigung der vereinbarten Zeit:gegenseitige schriftliche Information (falls vereinbart)
Einseitige Kündigung:Mindestdauer eines Vertrages;Kündigungsfrist, Ablauffrist
Automatische Verlängerungsfrist des Vertrages, wenn keine Kündigung erfolgt:AblauffristWelche Arbeiten und Zahlungen müssen vor der Ablauffrist erfolgt sein?
Aufhebungsvertrag:Ablauffrist;Arbeiten, die bis zu einem vereinbarten Zeitpunkt geleistet werden müssen;Fälligkeitstermine für laufende Zahlungen;
usw.

Vertragsunterlagen

Festlegung der zum Vertrag gehörenden Dokumente und ihrer Rangfolge untereinander.

Dokumente, Auflistung aller Vertragsanlagen, die die von den Vertragsparteien vereinbarten Rechte und Pflichten enthalten;
Rangordnung hinsichtlich Wichtigkeit, z. B.
Die Vereinbarung, die als (Haupt) Vertrag bezeichnet wird (Auftragsbestätigung,usw.);
Preise und Zahlungsbedingungen
Pläne, Zeichnungen, Entwürfe und technische Beschreibungen;
technische Normen;
besondere Geschäftsbedingungen
allgemeine Geschäftsbedingungen usw.

Abweichungen, Ergänzungen und Veränderungen des Vertrages

Festlegung der zum Vertrag gehörenden Dokumente und ihrer Rangfolge untereinander.

Dokumente, Auflistung aller Vertragsanlagen, die die von den Vertragsparteien vereinbarten Rechte und Pflichten enthalten;
Rangordnung hinsichtlich Wichtigkeit, z. B.
Die Vereinbarung, die als (Haupt) Vertrag bezeichnet wird (Auftragsbestätigung,usw.);
Preise und Zahlungsbedingungen
Pläne, Zeichnungen, Entwürfe und technische Beschreibungen;
technische Normen;
besondere Geschäftsbedingungen
allgemeine Geschäftsbedingungen usw.

Abweichungen, Ergänzungen und Veränderungen des Vertrages

Definition maßgebender Vorschriften.

Form der Ergänzung oder Veränderung (Schriftform oder andere Aufzeichnungsform);
Zeichnungsberechtigte (z. B. Projektleiter);
usw.

Aufgabenübertragung und Vergabe von Unteraufträgen

Wem kann der Instandhaltungsdienstleister welche Pflichten und/oder Rechte übertragen?
Definition, wann und wie der Instandhaltungsdienstleister Unterauftragsnehmer benennen kann.

Was (der Vertrag oder Teile davon);
wem (Kompetenz des Beauftragten, ausgeschlossene Personen) und wie (Vereinbarung);
Haftung, Benachrichtigungen, Aufhebung;
Rechtsnachfolge bezüglich eines Vertragspartners;
Verfahren der Genehmigung von Unteraufträgen und zur Zustimmung von Zahlungsbedingungen, wenn dies von Gesetzen und von Verordnungen verlangt wird;
usw.

Rechtsverweis

Festlegung, nach dem Recht des Landes, nach welchem sich der Vertrag richtet und auszulegen ist, sowie im Streitfall zu entscheiden ist.

Das von den Parteien gewählte Recht (Nationales Recht, Landesrecht);
Die Vertragsparteien müssen geltende Gesetze und Verordnungen einhalten, die am Ort der Vertragserfüllung bestehen;
usw.

Maßgebliche Sprache

Festlegung der maßgeblichen Vertragssprache für den Fall, dass der Vertrag in mehreren Sprachen geschrieben wurde und Fragen bezüglich der korrekten Bedeutung auftreten.

Sprache für Korrespondenz, technische Dokumente und andere Kommunikationswege zwischen den Vertragsparteien.

Gültigkeit des Vertrages

Definition von Voraussetzungen und/oder Bedingungen zur Gültigkeit des Vertrages sowie des Verfahrens, wenn der Vertrag wegen Nichteinhaltung entsprechender Gesetze ungültig ist oder wird.

Zeitpunkt, bis zu dem der Vertrag gültig sein muss;
Verlängerungszeitraum;
Verpflichtung der Vertragsparteien, den Vertragszweck zu erreichen, falls aufgrund der Gesetzeslage der Vertrag ganz oder in Teilen ungültig ist;
usw.

Meldung

Sicherstellung, dass alle Anweisungen und Mitteilungen innerhalb einer vorgegebenen Frist erfolgen oder bestätigt werden.

Art der Übermittlung;
Auflistung der wesentlichen Punkte der Meldung;
erforderlicher Inhalt;
Fristen für die Meldung;
usw.

Vertragsdatum

Datumsangabe der Unterzeichnung des (Haupt-)Vertrages.

Ort und Datum der Unterzeichnung;
Stichtag, bis zu dem Vertragsanhänge, die als Vertragsbestandteile gelten, vervollständigt sein müssen;
usw.