Wartungsverträge im Facility Management

• Einhaltung von Sicherheitsvorschriften: Viele technische Anlagen in komplexen Liegenschaften unterliegen strengen gesetzlichen Sicherheitsvorschriften. Dazu gehören Brandschutzanlagen, Aufzugsanlagen, Heizungs-, Lüftungs- und Klimatechnik sowie Elektroinstallationen. Regelmäßige Wartung und Inspektion dieser Systeme sind gesetzlich vorgeschrieben, um die Sicherheit der Gebäudenutzer zu gewährleisten und Unfälle zu vermeiden. Eine Optimierung der Wartungsverträge stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen vollständig erfüllt werden.

• Erfüllung von Umweltauflagen: Anlagen wie Blockheizkraftwerke, Kälteanlagen und Heizsysteme müssen bestimmte Umweltauflagen erfüllen, insbesondere in Bezug auf Emissionen und Energieeffizienz. Gesetzliche Regelungen wie die Energieeinsparverordnung (EnEV) und das Erneuerbare-Energien-Gesetz (EEG) erfordern regelmäßige Prüfungen und Wartungen, um die Einhaltung der Umweltstandards sicherzustellen. Optimierte Wartungsverträge können dazu beitragen, die Einhaltung dieser Vorschriften zu gewährleisten und Strafen zu vermeiden.

• Dokumentationspflichten: In vielen Bereichen, wie dem Brandschutz oder bei der Wartung von Aufzügen, gibt es gesetzliche Dokumentationspflichten. Optimierte Wartungsverträge stellen sicher, dass alle Wartungs- und Inspektionsarbeiten lückenlos dokumentiert werden. Dies ist wichtig, um im Falle einer behördlichen Prüfung oder eines Schadensfalls nachweisen zu können, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten wurden.

• Haftungsrisiken reduzieren: Betreiber von komplexen Liegenschaften haften für die Sicherheit und den ordnungsgemäßen Betrieb der technischen Anlagen. Eine Optimierung der Wartungsverträge hilft, Haftungsrisiken zu minimieren, indem sie sicherstellt, dass alle Wartungsarbeiten nach dem aktuellen Stand der Technik und den gesetzlichen Vorgaben durchgeführt werden.

• Betriebssicherheit und Verfügbarkeit: In komplexen Liegenschaften ist die Verfügbarkeit technischer Anlagen von zentraler Bedeutung. Ein Ausfall von Heizung, Lüftung, Aufzügen oder Sicherheitsanlagen kann erhebliche Auswirkungen auf den Betrieb haben und im schlimmsten Fall zur Evakuierung des Gebäudes führen. Optimierte Wartungsverträge tragen dazu bei, die Betriebssicherheit zu erhöhen, indem sie präventive Wartungsmaßnahmen und schnelle Reaktionszeiten bei Störungen festlegen.

• Kostenkontrolle und Effizienz: Wartungsverträge, die nicht optimal gestaltet sind, können zu unnötig hohen Kosten führen, sei es durch übermäßige Wartungsintervalle, ineffiziente Arbeitsabläufe oder durch den Einsatz von teuren Ersatzteilen. Durch die Optimierung der Wartungsverträge können Kosten reduziert werden, indem Wartungsintervalle auf Basis der tatsächlichen Nutzung und des Verschleißes der Anlagen festgelegt und kosteneffiziente Lösungen priorisiert werden.

• Verlängerung der Lebensdauer von Anlagen: Regelmäßige und gezielte Wartung verlängert die Lebensdauer technischer Anlagen. Eine Optimierung der Wartungsverträge stellt sicher, dass alle relevanten Komponenten rechtzeitig gewartet und Verschleißteile ausgetauscht werden, bevor es zu größeren Schäden kommt. Dies reduziert langfristig die Kosten für Reparaturen und Neuanschaffungen.

• Flexibilität bei sich ändernden Anforderungen: In komplexen Liegenschaften können sich die Anforderungen an die technischen Anlagen im Laufe der Zeit ändern, sei es durch eine Umnutzung des Gebäudes, technologische Fortschritte oder veränderte gesetzliche Vorgaben. Optimierte Wartungsverträge bieten die Flexibilität, auf diese Änderungen schnell zu reagieren und die Wartung an die neuen Bedingungen anzupassen.

• Erhöhung der Energieeffizienz: Viele technische Anlagen in komplexen Liegenschaften, wie Heizungs- und Lüftungssysteme oder Blockheizkraftwerke, bieten Potenzial zur Steigerung der Energieeffizienz. Durch eine regelmäßige Optimierung der Wartungsverträge können Maßnahmen zur Effizienzsteigerung integriert werden, die sowohl die Betriebskosten senken als auch zur Erreichung von Nachhaltigkeitszielen beitragen.

• Vermeidung von Ausfallzeiten und Betriebsstörungen: Ungeplante Ausfallzeiten und Betriebsstörungen können erhebliche wirtschaftliche Verluste verursachen, insbesondere in Liegenschaften mit kritischen Infrastrukturen wie Krankenhäusern oder Rechenzentren. Durch optimierte Wartungsverträge wird präventiv gehandelt, um solche Störungen zu minimieren, indem potenzielle Schwachstellen frühzeitig erkannt und behoben werden.

Die Instandhaltung (engl. Maintenance) von technischen Systemen, Bauelementen, Geräten und Betriebsmitteln sichert, dass der funktionsfähige Zustand erhalten bleibt oder bei Ausfall wieder hergestellt wird. Regelmäßige Instandhaltung trägt zu Werterhalt, Kosteneinsparungen und reibungslosen Nutzungs- und Produktionsprozessen bei. Die Lebensdauer von Bauteilen und Anlagen wird durch die Instandhaltungsstrategie bestimmt. Beim Ersatz von Bauteilen und Anlagen bietet es sich an, energieeffiziente Maßnahmen umzusetzen.

Die DIN 31051-2019-06 strukturiert die Instandhaltung in die vier Grundmaßnahmen

• Inspektion,

• Wartung,

• Instandsetzung,

• Verbesserung.

Regelmäßige Inspektion und Wartung sowie qualifizierte Instandsetzung und Verbesserung von Maschinen, Anlagen und Gebäuden tragen zu Werterhalt, Kosteneinsparungen und reibungslosen Nutzungs- und Produktionsprozessen bei. In der Vergangenheit schlossen Unternehmen Verträge ab, die nicht detailliert vorkalkuliert waren. Das technische Controlling wird durch eine ungeeignete Systematik erheblich erschwert.

Die Europäische Norm 13269 "Instandhaltung Anleitung zur Erstellung von Instandhaltungsverträgen" soll berücksichtigt werden und erfordert die Neuverhandlung von "Wartungsverträgen". Wir formulieren mit unseren Kunden den tatsächlichen Servicebedarf und begleiten Ausschreibungen für Technische Serviceleistungen.