Anlagenlisten und Vertragsstammdaten

Jede Vertragsanlage sollte möglichst eine eindeutige ID besitzen.

• Anlagenbezeichnung,

• Hersteller,

• Typ,

• Standort,

• Baujahr,

• relevante technische Daten,

• Wartungsintervall,

• Kritikalität.

Damit lassen sich Vertrag, CAFM und Wartungsbericht zuverlässig verbinden.

Bei komplexen Systemen ist die Frage relevant, welche Komponenten tatsächlich eingeschlossen sind.

Bei einer RLT-Anlage gehören beispielsweise möglicherweise Ventilatoren, Filter, Brandschutzklappen oder Regelkomponenten unterschiedlichen Verträgen zu.

Unklare Systemgrenzen erzeugen Schnittstellenprobleme.

Der technische Bestand verändert sich kontinuierlich.

Neue Anlagen werden eingebaut, Komponenten ersetzt oder ganze Systeme stillgelegt.

technische Änderung → Anlagenregister → Vertragsprüfung → gegebenenfalls Vergütungsänderung → Wartungsplanung.

So bleibt die Vertragslandschaft synchron mit dem realen Bestand.

Idealerweise wird die Anlagenliste nicht parallel in mehreren unabhängigen Excel-Dateien geführt.

CAFM beziehungsweise Asset Management kann eine gemeinsame Stammdatenbasis bereitstellen.

Der Wartungsvertrag referenziert dann einen kontrollierten Datenstand.

• falschen Wartungsintervallen,

• fehlenden Wartungen,

• Doppelbeauftragungen,

• falschen Rechnungen

führen.

Stichproben und regelmäßige Datenreviews sind deshalb sinnvoll.

• Vertragsnummer,

• Auftragnehmer,

• Laufzeit,

• Kündigungsfrist,

• Vergütung,

• Ansprechpartner,

• Servicezeiten,

• SLA,

• relevante Anlagenanzahl.

Diese Informationen sollten ohne Studium des vollständigen Vertrags verfügbar sein.

Wird eine Anlage ausgetauscht, sollte die technische und wartungsvertragliche Historie nicht vollständig verloren gehen.

Gerade bei Gewährleistungs- oder Störungsfragen kann sie weiterhin relevant sein.

Eine Anlage kann mehrere Vertragsbeziehungen besitzen.

• Wartung Dienstleister A,

• gesetzliche Prüfung Dienstleister B,

• Störungsbeseitigung Hersteller,

• Betrieb Eigenleistung.

Die Stammdaten sollten dies erkennen lassen.

Die Anlagenliste ist damit nicht bloß eine Anlage zum unterschriebenen Vertrag.

Sie ist ein lebender Bestandteil der technischen Vertragssteuerung.

Je besser Anlagenbestand und Vertragsstammdaten gepflegt werden, desto geringer werden Streitigkeiten über Umfang, Fristen und Vergütung – und desto besser lassen sich Wartungsverträge digital überwachen.