Das gewählte Vertragsmodell konkret zuordnen
Für öffentliche Auftraggeber können die Empfehlungen des Arbeitskreises Maschinen- und Elektrotechnik staatlicher und kommunaler Verwaltungen eine geeignete Grundlage der Vertragsarbeit bilden. Welche AMEV-Unterlagen verwendet werden, richtet sich nach Aufgabe, Anlage und den für den Auftraggeber einschlägigen Vorgaben. Die zuständigen Stellen klären Auswahl, Einführung und vertragliche Einbeziehung. Unterschiedliche Modelle werden nicht als austauschbare Formulare behandelt. Insbesondere ist zu prüfen, welche Leistungsbeschreibung und welche Anlagen das konkret gewählte Modell vorsieht. Soweit Bestandslisten, Arbeitskarten und Preisblätter eingesetzt werden, müssen sie denselben bestätigten Leistungsumfang abbilden. Die nachfolgenden organisatorischen Empfehlungen beschreiben diesen Abgleich. Sie ersetzen weder die Entscheidung über das passende Vertragsmodell noch die Prüfung seiner konkreten Verwendung im jeweiligen Beschaffungsvorhaben.
AMEV-Unterlagen konsistent bis zur Ausführung führen
Dokumentenstände als zusammengehörigen Satz führen
Die verwendeten Vertragsbestandteile erhalten eine nachvollziehbare Kennzeichnung ihres jeweiligen Stands. Eine Broschüre, ein Vertragsmuster und zugehörige Arbeitskarten können unterschiedliche Änderungsstände aufweisen. Deshalb genügt eine einzige Jahresangabe für den gesamten Dokumentensatz nicht immer. Die Vertragsbetreuung hält fest, welche Unterlagen tatsächlich Bestandteil der Vereinbarung sind und welche projektspezifischen Ergänzungen bestätigt wurden. Bei einer Überarbeitung wird geprüft, welche weiteren Dokumente betroffen sind. Ein neues Preisblatt mit unveränderter Bestandsliste kann sonst einen widersprüchlichen Leistungsstand erzeugen. Die gültigen Unterlagen bleiben für Beschaffung, örtliche Betreuung und Dienstleister identisch zuordenbar. Nicht abgeschlossene Ergänzungen werden als offen geführt, statt durch die Zusammenstellung eines vermeintlich vollständigen Vertragsordners aus der Bearbeitung zu verschwinden.
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| Bestandsliste | Tatsächliche Anlagen und Mengen | Eindeutige Arbeitsobjekte |
| Arbeitskarte soweit vorgesehen | Zutreffende Tätigkeiten und Ergänzungen | Verwendbares Arbeitsprogramm |
| Preisblatt | Gewählte Leistungen und Mengenbezug | Nachvollziehbare Vergütungsstruktur |
| Örtliche Ergänzung | Zugang, Mitwirkung und Betriebsbedingungen | Ausführbare betriebliche Voraussetzungen |
Arbeitspositionen am tatsächlichen Bestand prüfen
Die fachliche Prüfung verbindet jede verwendete Arbeitsposition mit den vorhandenen Komponenten und ihrer Ausführung. Nicht vorhandene Anlagenteile werden nicht allein deshalb als bearbeitet bestätigt, weil sie in einer Vorlage enthalten sind. Umgekehrt dürfen tatsächlich vorhandene Komponenten bei der Anpassung nicht unbemerkt entfallen. Herstellerinformationen, Betriebsbedingungen und besondere Anforderungen werden passend berücksichtigt. Soweit Häufigkeiten vorgeschlagen sind, werden sie mit den für die konkrete Anlage maßgeblichen Grundlagen abgeglichen. Änderungen erhalten eine fachliche Begründung und die vorgesehene Bestätigung. Die örtliche Betreuung liefert hierfür die benötigten Informationen, ohne dadurch automatisch sämtliche technischen Bewertungen zu übernehmen. Ergebnis ist ein abgestimmtes Arbeitsprogramm, das im jeweiligen Gebäude tatsächlich anwendbar ist und dessen Abweichungen von der Ausgangsvorlage nachvollziehbar bleiben.
Leistungsoptionen und Preise gemeinsam kontrollieren
Ausgewählte Leistungen müssen sich in Beschreibung, Anlagen und Vergütung widerspruchsfrei wiederfinden. Die Vertragsbetreuung prüft deshalb, ob eine gewählte Option vollständig abgebildet und eine nicht gewählte Leistung eindeutig abgegrenzt ist. Für enthaltene Materialien und gegebenenfalls vereinbarte kleine Instandsetzungsarbeiten werden die Regelungen des tatsächlich verwendeten Modells konkret ausgewertet. Historische Betragsgrenzen oder Vergütungsannahmen werden nicht ungeprüft aus anderen Verträgen übernommen. Die zuständigen Stellen klären fehlende Angaben vor der verbindlichen Verwendung. Bei späteren Zusatzarbeiten wird geprüft, welcher Umfang bereits vereinbart ist. Auch vorgeschriebene Prüfungen und ihre Unterstützung erhalten eine ausdrückliche Zuordnung nach dem konkreten Vertrag. Die bloße Verwendung einer AMEV-Vorlage liefert keine allgemeine Antwort für sämtliche Prüf- oder Reparaturleistungen.
Einen tatsächlichen Leistungsfall durchgängig abgleichen
Die Konsistenz des Dokumentensatzes lässt sich an einem ausgewählten Einsatz praktisch prüfen. Ausgangspunkt ist eine reale Anlage aus der Bestandsliste. Dazu werden die vereinbarten Tätigkeiten, örtlichen Voraussetzungen, Rückmeldungen und zugehörigen Preispositionen verfolgt. Die Beteiligten betrachten, ob die Arbeit ausführbar war und der Bericht den vereinbarten Umfang erkennen lässt. Nicht ausgeführte Positionen und zusätzliche Befunde werden gezielt nachverfolgt. Eine ergänzende Rechnungsprüfung verwendet denselben Leistungsstand. Festgestellte Widersprüche werden in den verantworteten Unterlagen korrigiert und kontrolliert verteilt. Der Abgleich wird bei wesentlichen Änderungen wiederholt. Damit bleibt das Vertragsmodell in der tatsächlichen Betriebsführung verwendbar und unterstützt die Zusammenarbeit zwischen zentraler Verwaltung, örtlicher Einrichtung und ausführendem Dienstleister auch über den ersten Vergabevorgang hinaus.
