Zeitpunkt und Bedeutung der Verhandlung von Wartungsverträgen im Kontext von Bauvorhaben
Die frühzeitige Einbindung von Wartungsverträgen in den Bauprozess bietet zahlreiche Vorteile und sollte daher möglichst früh erfolgen. Wenn diese gemeinsam mit der Bauleistung verhandelt werden, sind diese i.d.R. 30 % günstiger als in jeder anderen Phase. Die frühzeitige Einbindung von Wartungsaspekten stellt sicher, dass das Design und die Konstruktion des Gebäudes die langfristigen Wartungsanforderungen unterstützen, und ermöglicht eine nahtlose Übergabe von der Bau- in die Betriebsphase. Durch die sorgfältige Verhandlung und kontinuierliche Überwachung der Wartungsverträge können Bauherren und Betreiber die Lebensdauer der technischen Anlagen verlängern, Betriebskosten minimieren und die Sicherheit, Effizienz und Verfügbarkeit des Gebäudebetriebs gewährleisten.
Strategische Verhandlung von Wartungsverträgen in Bauvorhaben: Wirtschaftlichkeit, Betriebsbereitschaft und Effizienz
Die Planungsphase ist der ideale Zeitpunkt, um Wartungsverträge zu konzipieren und verhandeln, da hier die grundlegenden Designentscheidungen getroffen werden, die die späteren Wartungsanforderungen direkt beeinflussen. In dieser Phase können die Anforderungen an die Wartung in das architektonische und technische Design integriert werden.
Was wird erreicht?
Optimierung des Designs für Wartungsfreundlichkeit: Durch frühzeitige Verhandlungen können Architekten und Ingenieure Wartungsanforderungen direkt in das Gebäudedesign einfließen lassen. Beispielsweise kann die Platzierung von Anlagen, die Auswahl von Materialien und die Zugänglichkeit für Wartungsarbeiten so gestaltet werden, dass sie langfristig wartungsfreundlich sind.
Langfristige Kostenplanung: Die Integration von Wartungsanforderungen in die Planungsphase ermöglicht eine genauere Schätzung der Betriebskosten über den gesamten Lebenszyklus des Gebäudes. Diese langfristige Perspektive hilft, unerwartete Kosten zu vermeiden und Budgetüberschreitungen zu minimieren.
Frühzeitige Einbindung relevanter Stakeholder: Durch die Einbeziehung von Wartungsaspekten in der Planungsphase können alle relevanten Stakeholder, einschließlich Facility Manager und zukünftige Betreiber, frühzeitig in den Prozess eingebunden werden, um sicherzustellen, dass ihre Anforderungen berücksichtigt werden.
Ausschreibungsphase des Bauvorhabens
Während der Ausschreibungsphase werden die Anforderungen und Spezifikationen für die Bauausführung definiert und den potenziellen Auftragnehmern präsentiert. Verhandlungsverfahren eigenen sich, um sicherzustellen, dass Wartungsverträge klar formuliert und in die Ausschreibungsunterlagen integriert werden.
Was wird erreicht?
Klarheit und Transparenz: Die Aufnahme von Wartungsanforderungen in die Ausschreibungsunterlagen stellt sicher, dass alle Bieter über die zukünftigen Instandhaltungsanforderungen informiert sind. Dies verhindert spätere Missverständnisse und stellt sicher, dass die Angebote auch die langfristigen Wartungskosten berücksichtigen.
Vermeidung von späteren Nachverhandlungen: Wenn Wartungsverträge bereits in der Ausschreibungsphase verhandelt werden, können spätere, oft kostspielige Nachverhandlungen vermieden werden. Alle Parteien haben eine klare Vorstellung von den Anforderungen, die während und nach der Bauphase gelten.
Sicherung der Qualität: Durch die Integration von Wartungsverträgen in die Ausschreibung wird sichergestellt, dass die ausgewählten Materialien, Anlagen und Technologien nicht nur die Bauanforderungen erfüllen, sondern auch für eine langfristige, effiziente Wartung geeignet sind.
Bauphase einer Bauphase
Während der Bauphase werden die Anlagen und Systeme installiert, die später gewartet werden müssen. Dies ist der letzte Zeitpunkt, um spezifische Wartungsverträge mit denjenigen zu verhandeln, die für die Installation verantwortlich sind.
Was wird erreicht?
Direkte Verknüpfung von Installation und Wartung: Indem Wartungsverträge direkt mit den Installationsfirmen oder Herstellern verhandelt werden, kann sichergestellt werden, dass diese über das nötige Fachwissen verfügen, um die Systeme optimal zu warten. Dies fördert eine höhere Effizienz und Qualität der Wartungsarbeiten nach der Bauphase.
Kontinuität und Verlässlichkeit: Diejenigen, die die Anlagen installieren, haben ein tiefes Verständnis für deren Funktionsweise. Wenn sie auch für die Wartung verantwortlich sind, wird die Wahrscheinlichkeit von Wartungsfehlern reduziert, und die Übergangszeit von Bau- zu Betriebsphase kann reibungslos verlaufen.
Anpassung an baubedingte Änderungen: Während der Bauphase können sich Spezifikationen und Anforderungen ändern. Die Verhandlung von Wartungsverträgen während dieser Phase ermöglicht es, solche Änderungen sofort zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass die Wartungsverträge diese widerspiegeln.
Vor der Inbetriebnahme
Die Phase vor der Inbetriebnahme des Gebäudes ist der letzte Moment, um sicherzustellen, dass alle Wartungsverträge abgeschlossen und betriebsbereit sind, bevor die Anlagen in den Echtbetrieb übergehen.
Was wird erreicht?
Sicherstellung der Betriebsbereitschaft: Vor der Inbetriebnahme sollten alle Wartungsverträge vollständig ausgehandelt, unterzeichnet und implementiert sein, um sicherzustellen, dass die Wartung ab dem ersten Tag des Betriebs gewährleistet ist. Dies verhindert Betriebsunterbrechungen und stellt sicher, dass die Systeme von Anfang an optimal funktionieren.
Schulungen und Übergaben: Dies ist auch der Zeitpunkt, an dem Schulungen für das Wartungspersonal durchgeführt werden sollten. Die Dienstleister sollten detaillierte Übergaben durchführen, um sicherzustellen, dass alle beteiligten Parteien, einschließlich des Facility Managements, vollständig mit den Systemen und den Anforderungen an deren Wartung vertraut sind.
Endabnahme und letzte Anpassungen: Vor der endgültigen Abnahme des Bauvorhabens kann eine Überprüfung der Wartungsverträge und der installierten Systeme sicherstellen, dass alle Komponenten ordnungsgemäß installiert wurden und den vertraglichen Wartungsanforderungen entsprechen.
Betriebsphase und kontinuierliche Überwachung
Auch nach der Inbetriebnahme des Gebäudes sollten Wartungsverträge kontinuierlich überwacht und gegebenenfalls angepasst werden, um sich ändernden Betriebsbedingungen oder neuen gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Was wird erreicht?
Anpassungsfähigkeit: Während der Betriebsphase können sich Wartungsanforderungen ändern. Eine regelmäßige Überprüfung der Wartungsverträge stellt sicher, dass sie immer den aktuellen Bedürfnissen des Gebäudes entsprechen und dass neue technologische Entwicklungen oder gesetzliche Anforderungen integriert werden.
Langfristige Effizienz und Kostenkontrolle: Durch die kontinuierliche Überwachung und Anpassung der Wartungsverträge kann das Facility Management die Betriebskosten langfristig optimieren und sicherstellen, dass die Wartungsarbeiten stets effizient und kostengünstig durchgeführt werden.
Risikomanagement: Regelmäßige Vertragsüberprüfungen helfen, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und zu mitigieren. Dies umfasst sowohl technische Risiken als auch rechtliche oder finanzielle Risiken, die durch veraltete oder unzureichende Wartungsverträge entstehen könnten.
