Timeline zu Wartungsverträgen
Funktion einer Timeline zu Wartungsverträgen bei Standortverlagerungen
Eine Timeline zu Wartungsverträgen im Kontext einer Standortverlagerung dient der rechtzeitigen Planung, Anpassung oder Kündigung bestehender Verträge sowie der Ausschreibung und Inbetriebnahme neuer Wartungsleistungen am Zielstandort. Sie stellt sicher, dass Betreiberpflichten lückenlos erfüllt, Übergaben koordiniert und Anlagen ohne Unterbrechung betriebsbereit gehalten werden.
Wartungsverträge bei Standortverlagerungen
Timeline für die Konzeption, Ausschreibung, Vergabe, Implementierung und Start-up von Wartungsverträgen im Facility Management
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PHASE 1 (APRIL – JUNI 2025): STRATEGISCHE ZIELSETZUNG
Grundsatzentscheid & Ziele
Warum Wartungsverträge? Ziel: Absicherung Betreiberhaftung (BetrSichV), Minimierung Ausfallrisiko, ESG-Fokus (Energieeffizienz?).
Masterplan: Zeit & Budget, Minimierung ungeplante Nachträge.
Organisation & Mitbestimmung
Betriebsrat (BetrVG) => Personaleffekte (Outsourcing vs. Inhouse-Wartung?),
FM-Leitung => Masterplan => Minimierung Kompetenzkonflikte (IT, TGA, TTS?).
Risiko- & Krisenmanagement
Pot. Risiken: unzureichende Wartung => Haftung bei Unfällen, ESG-Nichteinhaltung => Reputationsrisiko.
Notfallpläne => “Ersatzlieferant?” Minimierung Ausfall.
Projektteam & Zeitplan
Team: FM, Einkauf, BR, IT, HSE, externer FM-Beratender?
Ziel: Go-Live Jan. 2027 => Wartungsverträge digital integriert.
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PHASE 2 (JUNI – SEPTEMBER 2025): BEDARFSERMITTLUNG, STAKEHOLDER-ANALYSE & ANFORDERUNGSMANAGEMENT
Bedarfsanalyse
Welche Anlagen/Gewerke? (Heizung, Lüftung, Kran, Aufzüge, Brandschutz?).
Minimierung Lücken => “Rundum-Check FM-TGA.”
Stakeholder
Intern: FM, BR, Personal, IT, Produktion, HSE, ggf. Architekten?
Extern: Wartungsfirmen, TTS-Provider, Zertifizierer?
Anforderungsmanagement
DIN EN 13269 => Standardisierte Wartungsverträge => Minimierung Interpretationskonflikte.
ESG => “Grüne Wartung, Minimierung CO₂, Einsparmaßnahmen?”
Betreiberverantwortung
BetrSichV => Pflichtenübertragung => Minimierung Haftung => Eindeutige Klauseln im Wartungsvertrag,
Mitbestimmung => BR => Info => “Keine Personalverschlechterung?”
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PHASE 3 (SEPTEMBER – DEZEMBER 2025): KONZEPT & AUFBAUORGANISATION (DIN EN 13269, BETREIBERVERANTWORTUNG, ESG)
Wartungsvertragskonzept
Vertragsspiegel => “Alle relevanten Gewerke,” Minimierung Wildwuchs,
Struktur: Inspektion, Wartung, Instandsetzung, Verbesserung (DIN EN 13269).
ESG & Arbeitsschutz
Green Maintenance: Minimierung Emission, Langlebigkeit Anlagen,
BetrSichV => “Wer prüft Anlage? Pflichtenübertragung an Wartungsfirma?“
Digitalisierung
CAFM, SLA-Tracking => Minimierung Papier => KVP => “Automatisierte Meldungen?”
Service Desk => “Störungs-Ticket => direkter Verweis auf Wartungsvertrag?”
Mitbestimmung & Personal
BR => “Keine unkontrollierten Outsourcing-Verträge?” Minimierung Konflikte,
Personalkonzept => “Wer administriert?”
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PHASE 4 (DEZEMBER 2025 – MÄRZ 2026): AUSSCHREIBUNG, VERGABE, VERTRÄGE & SCHNITTSTELLEN (FM, IT, SERVICE DESK)
Ausschreibung
Leistungsverzeichnis => “Welche Wartungsumfänge? Intervall? SLA?,” Minimierung Missverständnisse.
Mitbestimmung => BR => "Zustimmung Outsourcing-Scope?"
Vergabe & Vertragswesen
Pflichtenheft: Mangelanspruch, CR-Management (z. B. revidierte Wartungsintervalle?), ESG-Klauseln.
Minimierung Overhead => “Einheitliche Systematik?”
Schnittstellen
FM/IT => “CAFM-Integration, SLA-Reporting?” Minimierung manuelle Erfassung,
Service Desk => “Ticket -> Wartezeit-Tracking -> KPI?”
Organisation
“Wer pflegt Wartungsvertragsdaten? Wer genehmigt CR?” Minimierung Personalmangel => BR => “Einwände?”
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PHASE 5 (MÄRZ – AUGUST 2026): PILOTPHASE, IMPLEMENTIERUNG WARTUNGSMANAGEMENT & SCHULUNGEN
Pilot
Start in einigen Gewerken (z. B. Aufzüge, Brandschutz) => Minimierung Komplexität.
KPI => “Störungsquote, Zeitersparnis, SLA-Erfüllung?”
Wartungsmanagement
CAFM / Tool => “Wartungsplanung, Terminierung, Dokumentation,” Minimierung manuelle Abläufe,
Reminder => “Nächste Wartung fällig in x Tagen?”
Schulungen
FM-/Instandhaltungs-Teams => “Vertragssoftware, KPI-Analyse, ESG-Kennwerte,” Minimierung Fehler,
Mitbestimmung => BR => Info => “keine Überbelastung?”
Dokumentation
Wartungs- / Prüfprotokolle => Minimierung Lücken => “Sicherer Nachweis BetrSichV.”
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PHASE 6 (JUNI – OKTOBER 2026): ROLL-OUT, MITBESTIMMUNG, SLA-SETUP & FREMDFIRMENMANAGEMENT (START-UP)
Voll-Rollout
Alle relevanten Gewerke => “Wartungsverträge aktiv,” Minimierung manuelle Koordinierung,
SLA => “Reaktionszeit <2h?,” KPI => “Verfügbarkeit?”
Mitbestimmung & Personal
BR => “Zustimmung? Dienstleisterwechsel? Personelle Umstellung (Start-up)?” => Minimierung Konflikte,
Pflichtenübertragung => BetrSichV => “Gewerke-Risiken abgedeckt?”
Fremdfirmenmanagement
Start-up => “neue Wartungsdienstleister?” Minimierung Startprobleme => KVP => “Erstperformance?”
Lieferantenentwicklung => Audits => Minimierung Qualitätsabfall.
Risikomanagement
Notfallpläne => “Wartungsdienst insolvent? 2. Lieferant?” Minimierung Ausfall,
Minimierung Unfälle => BetrSichV => “DGUV-Vorschriften, E-Check?”
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PHASE 7 (SEPTEMBER – NOVEMBER 2026): AUDITS, KVP & FINALE OPTIMIERUNG (ÜBERGABE NEUBAU / FINALISIERUNG)
Interne / Externe Audits
Check => “DIN EN 13269 konform? BetrSichV abgedeckt? ESG-Klauseln eingehalten?” Minimierung Non-Compliance.
KPI => “Kosten-/Zeitersparnis? Störfälle?”
KVP & Lessons Learned
“Verbesserungen an SLA, CR-Verfahren, Clause Library?” Minimierung Wiederholfehler,
Innovationsmanagement => “KI-gestützte Wartungsprognose?”
Übergabe Neubau
Neubau => Start Jan. 2027 => Wartungsverträge => Wirksam ab Erstinbetriebnahme? Minimierung Lücken.
Letzte Mängelbeseitigung => GU -> FM => “Klar definierte Garantie/Wartungs-Grenzen?”
Arbeitsschutz
BetrSichV => “Passt Verantwortungsübergang an externe Wartungsfirmen?” => Minimierung Haftung,
Minimierung Mängel => Ggf. Nachbesserung?
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PHASE 8 (DEZEMBER 2026 – JANUAR 2027): GO-LIVE & INTEGRATION INS REGELBETRIEB (WARTUNGSVERTRÄGE IM FM)
Finaler Hochlauf
Ab Januar 2027: Alle Wartungsverträge digital im CAFM-System, Minimierung Overhead,
SLA => aktiv, KPI => “Instandhaltungsquote, Zeit bis Problembehebung?”
Regelbetrieb
FM-/Instandhaltungsteam => ständige Pflege => “Neue CR? Nachjustierung Wartungsintervalle?”
Service Desk => “Störungs- / Wartungsmeldung => passender Vertrag => Minimierung Zeitverlust.”
Korrekturmaßnahmen & KVP
KPI => “Userzufriedenheit, Ausfallquote, CO₂-Reduktion?” Minimierung Abweichung => CR => “Anpassung SLAs?”
Mitbestimmung => BR => “Keine Personalschwierigkeiten?”
Langfristige Stabilisierung
Audits => “1x pro Jahr?” => Minimierung Non-Compliance => BetrSichV, GEFMA, DIN EN 13269,
Innovationsmanagement => “KI-basierte Wartungsprognose, Condition Monitoring?”
