DER ZUSTANDS- UND SERVICEBERICHT IM WARTUNGSVERTRAG BIETET EINE UMFASSENDE DOKUMENTATION DER LEISTUNGEN UND DES ZUSTANDS DER ANLAGEN
Durch den Zustands- und Servicebericht können frühzeitig Mängel erkannt und behoben werden, um Ausfallzeiten und Kosten zu minimieren. Der Zustands- und Servicebericht kann auch als Nachweis für Versicherungen oder Behörden dienen und trägt somit zur rechtlichen Absicherung bei. Die detaillierten Informationen im Zustands- und Servicebericht können auch für die Planung von zukünftigen Wartungsmaßnahmen und Investitionen genutzt werden.
Zustands- und Servicebericht: Dokumentation für Gebäudemanagement
Zustands- und Servicebericht im Facility Management
Der AN hat im Anschluss an die Wartung dem AG Bericht über den Zustand der Anlagen zu erstatten. Der AN ist verpflichtet bei der Auftragsausführung einen Servicebericht in 3facher Ausfertigung zu erstellen. Ein Exemplar ist beim Vertretungsberechtigten des AG zu hinterlassen und ein Exemplar wird am Objekt hinterlegt.
Festgestellte oder vermutete Mängel: Bewertung und Handlungsstrategien
Festgestellte oder vermutete Mängel, welche die Betriebsbereitschaft oder die Sicherheit gefährden, sind dem AG unverzüglich zu melden und danach schriftlich mitzuteilen. Der AN hat hierbei zu Art und Umfang, Ursache, Verantwortung und Folgewirkung des Schadens beziehungsweise Mangels schriftlich Stellung zu nehmen.
Terminplanung und Mängel im Facility Management
Die Wartungstermine sind mit dem AG vorher rechtzeitig abzustimmen.
Bestandsdokumentationen im Facility Management
Bestandsdokumentationen wie Zeichnungen, Berechnungen sowie andere Pläne und Unterlagen des AG, die dem AN zur Durchführung des Vertrages überlassen werden, sind laufend vom AN zu aktualisieren, bzw. neu zu erstellen, sofern die Veränderungen im Zusammenhang mit der Leistungserbringung des AN stehen. Bei anderen Veränderungen, die an den Anlagen durch andere vorgenommen worden sind, die jedoch nicht dokumentiert sind, hat er den AG auf diesen Umstand hinzuweisen.
Verwendungsvorbehalt im Facility Management: Rechte und Bedingungen
Die dem AN zur Verfügung gestellten Dokumentationen stehen unter Verwendungsvorbehalt und dürfen auch ohne ausdrückliche Urheberrechtsschutzfähigkeit nicht veröffentlicht, vervielfältigt, weitergegeben oder zu einem anderen als dem vereinbarten Zweck genutzt werden.
Optimierungsvorschläge im Facility Management: Effizienz und Qualität steigern
Der AN unterbreitet Optimierungsvorschläge im Wartungsbereich oder der technischen Anlagennutzung, bzw. Ausführung.
Der AN hat den AG fortlaufend auf die Möglichkeiten hinzuweisen, ob und in welcher Form die Leistungen technisch und wirtschaftlich sinnvoller erbracht werden können.
Gleichzeitig informiert er den AG laufend über gesetzliche Änderungen in Zusammenhang mit der Nutzung, Wartung und dem Betrieb von Aufzugsanlagen.
Jährlicher Tätigkeits- und Zustandsbericht im Facility Management
Der AN verpflichtet sich, im Rahmen seiner Leistungserbringung jeweils zum Ende eines jeden Jahres für jedes Objekt getrennt einen Tätigkeits- und Zustandsbericht zu erstellen und dem AG zu übergeben. Dieser Bericht enthält Angaben in Bezug auf Verfügbarkeit betriebswichtiger Anlagen je Objekt, Vorkommnisse und Störungsentwicklung je Objekt, Nachweise über die Erfüllung der relevanten behördlichen Auflagen. Sofern der AG weitere Berichte nach internen Erfordernissen benötigt, sind diese zu spezifizieren und werden gesondert vom AG beauftragt und vergütet.
