Stakeholder

Der Arbeitsschutz spielt eine zentrale Rolle im Wartungsvertragsmanagement, indem er nach Möglichkeit sicherstellt, dass alle Wartungsarbeiten in Übereinstimmung mit den geltenden Arbeitsschutzgesetzen und -vorschriften durchgeführt werden. Dies beinhaltet die mögliche Mitwirkung bei der Durchführung von Risikobewertungen vor Beginn der Wartungsarbeiten, um potenzielle Gefahren zu identifizieren und Maßnahmen zur Minimierung dieser Risiken zu implementieren. Darüber hinaus ist der Arbeitsschutz für die Schulung und Unterweisung der Mitarbeiter mitverantwortlich, damit diese die notwendigen Sicherheitsprotokolle kennen und befolgen. Durch die kontinuierliche Überwachung der Sicherheitsstandards trägt der Arbeitsschutz entscheidend dazu bei, Arbeitsunfälle zu verhindern und die Gesundheit der Mitarbeiter zu schützen.

Auditoren und externe Prüfer sind hilfreich für die Überwachung der Einhaltung von Normen, gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien im Wartungsvertragsmanagement. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, regelmäßige Audits durchzuführen, um sicherzustellen, dass die vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen vollständig erfüllt werden. Sie bewerten die Vertragserfüllung und überprüfen die Qualität der durchgeführten Wartungsarbeiten sowie die dazugehörige Dokumentation. Die Berichte, die Auditoren und Prüfer erstellen, enthalten nicht nur die Ergebnisse der Audits, sondern auch Empfehlungen zur Verbesserung der Prozesse und zur Einhaltung der Vorschriften. Diese Rolle ist hilfreich, um Transparenz zu gewährleisten und Risiken durch nicht-konforme Praktiken zu minimieren.

Der Betriebsarzt spielt eine unterstützende Rolle im Wartungsvertragsmanagement, indem er die Gesundheit der Mitarbeiter überwacht, die an den Wartungsarbeiten beteiligt sind. Er führt regelmäßige Gesundheitsüberprüfungen durch, insbesondere für diejenigen, die mit gefährlichen Stoffen oder unter physischen Belastungen arbeiten. Zudem berät der Betriebsarzt das Facility Management und den Arbeitsschutz bei der ergonomischen Gestaltung von Arbeitsplätzen und der Umsetzung präventiver Maßnahmen zur Vermeidung arbeitsbedingter Erkrankungen. Im Falle von Unfällen oder gesundheitlichen Problemen während der Wartungsarbeiten ist der Betriebsarzt für das Notfallmanagement und die medizinische Unterstützung verantwortlich. Seine Arbeit trägt wesentlich zur Erhaltung der Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter bei.

Der Empfang ist häufig die erste Anlaufstelle für externe Dienstleister und Techniker, die Wartungsarbeiten in der Liegenschaft durchführen. Zu den Aufgaben des Empfangs gehört die Koordination von Besuchen, einschließlich der Registrierung des Wartungspersonals und der Erteilung von Zutrittsberechtigungen. In Zusammenarbeit mit der Security-Abteilung stellt der Empfang sicher, dass die Identität und Berechtigung externer Dienstleister überprüft wird. Darüber hinaus ist der Empfang mit dafür verantwortlich, relevante Abteilungen über geplante oder laufende Wartungsarbeiten zu informieren, um den internen Kommunikationsfluss aufrechtzuerhalten. Der Empfang spielt somit eine wichtige Rolle bei der Gewährleistung eines reibungslosen Zugangs zu den Wartungsbereichen und der ordnungsgemäßen Information aller Beteiligten.

Externe Dienstleister und Wartungsunternehmen sind oft für die Durchführung spezialisierter Wartungsarbeiten verantwortlich, die intern nicht abgedeckt werden können. Diese externen Partner bringen spezifisches Fachwissen und Erfahrung ein, insbesondere bei technisch anspruchsvollen Wartungsaufgaben. Sie sind vertraglich verpflichtet, die vereinbarten Leistungen termingerecht und in der geforderten Qualität zu erbringen. Ein weiterer wesentlicher Aspekt ihrer Rolle ist die regelmäßige Berichterstattung über den Zustand der gewarteten Anlagen und die durchgeführten Arbeiten an das Facility Management. Die externe Perspektive und das Fachwissen, das diese Dienstleister einbringen, sind entscheidend für die Gewährleistung einer hohen Wartungsqualität und die langfristige Betriebssicherheit der Anlagen.

Der Facility Manager ist eine zentrale Figur im Wartungsvertragsmanagement und trägt die Gesamtverantwortung für die Verwaltung der technischen Anlagen und der gesamten Infrastruktur. Seine Hauptaufgaben umfassen die Überwachung der Einhaltung von Wartungsverträgen, die Koordination der Wartungsarbeiten und die Sicherstellung, dass diese Arbeiten die Betriebsabläufe möglichst wenig beeinträchtigen. Darüber hinaus ist der Facility Manager für die Budgetverantwortung zuständig, indem er das Wartungsbudget verwaltet und die effiziente Nutzung der verfügbaren Mittel sicherstellt. Als Schnittstelle zwischen internen Abteilungen und externen Dienstleistern sorgt der Facility Manager für eine reibungslose Kommunikation und die erfolgreiche Umsetzung der Wartungsverträge.

FM-Berater spielen eine wichtige Rolle im Wartungsvertragsmanagement, indem sie das Facility Management mit ihrer spezialisierten Expertise unterstützen. Sie analysieren bestehende Wartungsverträge, um Optimierungspotenziale zu identifizieren und die Effizienz sowie Kosteneffektivität der Wartungsprozesse zu steigern. Darüber hinaus beraten FM-Berater das Facility Management bei der Aushandlung neuer Wartungsverträge und der Auswahl geeigneter Dienstleister. Sie bringen Best Practices und innovative Lösungen ein, um das Wartungsvertragsmanagement kontinuierlich zu verbessern. Ihre Beratung trägt wesentlich zur strategischen Ausrichtung und langfristigen Optimierung der Wartungsprozesse bei.

Der FM-Servicedesk ist eine zentrale Anlaufstelle im Wartungsvertragsmanagement und dient als Kommunikationsschnittstelle zwischen den verschiedenen Stakeholdern, einschließlich Facility Management, technischem Wartungspersonal und externen Dienstleistern. Der Servicedesk nimmt Wartungsanfragen und Störungsmeldungen entgegen, priorisiert diese und leitet sie an die zuständigen Abteilungen oder Dienstleister weiter. Zudem überwacht der FM-Servicedesk den Fortschritt der Wartungsarbeiten, dokumentiert deren Status und stellt sicher, dass alle Beteiligten über den aktuellen Stand der Arbeiten informiert sind. Durch seine zentrale Rolle trägt der Servicedesk wesentlich zur Effizienz und Reaktionsfähigkeit im Wartungsmanagement bei, indem er eine strukturierte und koordinierte Abwicklung von Wartungsaufträgen sicherstellt.

Der Fremdfirmenkoordinator ist für die Koordination und Überwachung von externen Dienstleistern zuständig, die Wartungsarbeiten auf dem Betriebsgelände durchführen. Er stellt sicher, dass die externen Dienstleister alle Sicherheitsvorschriften einhalten und über die spezifischen Gefahren und Regeln des Standorts informiert sind. Zudem koordiniert er den Zugang zum Betriebsgelände und sorgt dafür, dass alle erforderlichen Genehmigungen vorliegen. Durch die regelmäßige Überwachung der Arbeitsqualität und die enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen trägt der Fremdfirmenkoordinator dazu bei, dass die Wartungsarbeiten sicher und in hoher Qualität durchgeführt werden.

Die IT-Abteilung unterstützt das Wartungsvertragsmanagement durch die Bereitstellung und Wartung der technischen Infrastruktur, die für die Verwaltung von Wartungsverträgen erforderlich ist. Sie sorgt dafür, dass die Facility Management-Software, die für das Vertragsmanagement genutzt wird, stabil und sicher betrieben wird. Die IT-Abteilung spielt auch eine wichtige Rolle im Sicherheitsmanagement, indem sie die IT-Sicherheit im Zusammenhang mit den eingesetzten Systemen gewährleistet und den Schutz sensibler Vertrags- und Wartungsdaten sicherstellt. Darüber hinaus bietet sie technischen Support für die Nutzer der Wartungssoftware und anderer IT-Systeme, die im Wartungsprozess verwendet werden. Ihre Arbeit ist entscheidend für den reibungslosen Betrieb und die Effizienz der digitalen Werkzeuge im Wartungsvertragsmanagement.

Revision und Controlling sind zentrale Funktionen im Wartungsvertragsmanagement, die sicherstellen, dass alle internen und externen Vorgaben eingehalten werden. Sie überprüfen regelmäßig die Einhaltung der Wartungsverträge und die damit verbundenen Ausgaben, um sicherzustellen, dass diese den internen Richtlinien und externen Vorschriften entsprechen. Darüber hinaus führen sie Kosten-Nutzen-Analysen durch, um die Effizienz der Wartungsprozesse zu bewerten und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Revision und Controlling erstellen detaillierte Berichte über ihre Ergebnisse, die der Geschäftsleitung zur strategischen Entscheidungsfindung dienen. Ihre Arbeit gewährleistet die wirtschaftliche Effizienz der Wartungsverträge und minimiert finanzielle und betriebliche Risiken.

Die Security-Abteilung spielt eine wesentliche Rolle bei der Sicherstellung der Sicherheit auf dem Betriebsgelände während der Wartungsarbeiten. Sie überwacht den Zugang zu den Bereichen, in denen Wartungsarbeiten durchgeführt werden, und stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zutritt erhalten. In Zusammenarbeit mit dem Fremdfirmenkoordinator sorgt die Security dafür, dass externe Dienstleister über die geltenden Sicherheitsvorschriften informiert sind und diese einhalten. Durch regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen identifiziert die Security potenzielle Risiken und setzt Maßnahmen zur Behebung dieser Gefahren um. Die Arbeit der Security-Abteilung ist entscheidend für den Schutz des Betriebsgeländes und die Sicherheit aller beteiligten Personen während der Wartungsarbeiten.

Das technische Wartungspersonal ist für die praktische Umsetzung der Wartungsarbeiten zuständig. Es führt die geplanten Wartungsmaßnahmen durch, behebt identifizierte Mängel und sorgt dafür, dass alle Anlagen funktionsfähig und sicher sind. Eine weitere wichtige Aufgabe des Wartungspersonals ist die sorgfältige Dokumentation aller durchgeführten Arbeiten, einschließlich der verwendeten Materialien und aufgetretenen Probleme. Diese Dokumentation ist entscheidend für die Nachverfolgbarkeit und Qualitätssicherung der Wartungsarbeiten. Darüber hinaus berichtet das Wartungspersonal regelmäßig an das Facility Management über den Status der Arbeiten und gibt Empfehlungen für weitere Maßnahmen. Ihre Arbeit ist von zentraler Bedeutung für den laufenden Betrieb und die Instandhaltung der technischen Anlagen.

Der Brandschutzbeauftragte ist für die Überwachung und Einhaltung aller Brandschutzvorschriften in der Liegenschaft verantwortlich. Im Rahmen des Wartungsvertragsmanagements sorgt er dafür, dass Wartungsarbeiten keine brandschutztechnischen Einrichtungen beeinträchtigen und dass alle relevanten Anlagen, wie Brandmelde- und Löschanlagen, regelmäßig gewartet werden. Der Brandschutzbeauftragte arbeitet eng mit dem Facility Management zusammen, um sicherzustellen, dass alle Brandschutzmaßnahmen ordnungsgemäß umgesetzt werden und im Falle eines Brandes alle Sicherheitsvorkehrungen funktionieren. Seine Rolle ist entscheidend, um die Sicherheit der Liegenschaft zu gewährleisten und die gesetzlichen Vorgaben im Brandschutz zu erfüllen.

Der Energiebeauftragte überwacht die Energieeffizienz der Liegenschaft und sorgt dafür, dass alle technischen Anlagen möglichst energieeffizient betrieben werden. Im Rahmen des Wartungsvertragsmanagements ist er involviert, um sicherzustellen, dass Wartungsarbeiten nicht nur die Funktionalität, sondern auch die Energieeffizienz der Anlagen verbessern oder zumindest aufrechterhalten. Der Energiebeauftragte kann Empfehlungen für die Optimierung von Wartungsstrategien geben, um Energieeinsparungen zu erzielen, und arbeitet mit dem Nachhaltigkeitsmanager und Facility Management zusammen, um nachhaltige Energiekonzepte zu entwickeln und umzusetzen. Seine Arbeit ist wesentlich für die Reduzierung des Energieverbrauchs und die Senkung der Betriebskosten.

Die Einkaufsabteilung ist direkt in das Wartungsvertragsmanagement involviert, indem sie für die Beschaffung von Wartungsdienstleistungen und Materialien verantwortlich ist. Sie verhandelt Verträge mit externen Dienstleistern und sorgt dafür, dass diese zu den bestmöglichen Konditionen abgeschlossen werden. Die Einkaufsabteilung arbeitet eng mit dem Facility Management zusammen, um sicherzustellen, dass die ausgewählten Dienstleister und Materialien den Anforderungen und Standards der Liegenschaft entsprechen. Ihre Arbeit ist entscheidend für die Kosteneffizienz der Wartungsverträge und für die Sicherstellung, dass alle benötigten Ressourcen rechtzeitig und zu fairen Preisen verfügbar sind.

Die Rechtsabteilung ist ein zentraler Akteur im Wartungsvertragsmanagement, insbesondere bei der Gestaltung, Prüfung und Durchsetzung von Verträgen mit externen Dienstleistern. Sie stellt sicher, dass alle Verträge rechtlich einwandfrei sind und den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Darüber hinaus berät die Rechtsabteilung das Facility Management in Fragen der Haftung, des Vertragsrechts und der Einhaltung regulatorischer Vorgaben. Im Falle von Streitigkeiten mit Dienstleistern oder bei rechtlichen Auseinandersetzungen ist die Rechtsabteilung dafür verantwortlich, das Unternehmen zu vertreten und zu schützen. Ihre Arbeit ist entscheidend, um rechtliche Risiken zu minimieren und die Einhaltung aller relevanten Vorschriften sicherzustellen.

Die technische Abteilung, die oft auch als Instandhaltung bezeichnet wird, spielt eine Schlüsselrolle im Wartungsvertragsmanagement, da sie direkt an der Durchführung und Überwachung der Wartungsarbeiten beteiligt ist. Diese Abteilung besteht aus Ingenieuren, Technikern und Fachleuten, die für die Überprüfung und Wartung der technischen Anlagen verantwortlich sind. Die technische Abteilung arbeitet eng mit externen Dienstleistern zusammen, um sicherzustellen, dass die Wartungsarbeiten nach den höchsten Standards durchgeführt werden. Sie stellt auch sicher, dass die eingesetzten Technologien und Systeme effizient funktionieren und trägt zur Planung und Umsetzung von technischen Verbesserungen bei. Ihre Expertise ist entscheidend für die technische Integrität und Zuverlässigkeit der Liegenschaft.