Gewerkeneutraler "Wartungsvertrag" für kommunale Immobilien

(1) Gegenstand des Vertrages ist die umfassende technische und bauliche Instandhaltung der in Anlage 1 (Bestandsliste) aufgeführten Anlagen, Einrichtungen und Bauwerke in den dort genannten kommunalen Liegenschaften (Wohn- und Gewerbeimmobilien des Auftraggebers). Der Auftragnehmer übernimmt die Instandhaltung – ausgenommen Verbesserungen – nach Maßgabe der DIN 31051 (d.h. Wartung, Inspektion und Instandsetzung) sowie alle weiteren vereinbarten bzw. begleitenden Dienstleistungen gemäß diesem Vertrag. Unter Instandhaltung wird dabei gemäß DIN 31051 die Kombination aller funktionserhaltenden und die bestimmungsgemäße Funktion wiederherstellenden Maßnahmen für eine Anlage bzw. ihre Komponenten verstanden, die während des Lebenszyklus erforderlich sind. Die Verpflichtung des Auftragnehmers umfasst demnach alle Leistungen, die für den ordnungsgemäßen, sicheren und wirtschaftlichen Betrieb der genannten Anlagen und Einrichtungen erforderlich sind, vorbehaltlich der in § 2.3 ausdrücklich ausgeschlossenen Tätigkeiten.

(2) Vertragsbestandteile: Die in diesem Vertrag genannten Anlagen (Vertragsanhänge) sind integraler Bestandteil des Vertrags. Anlage 1 (Bestandsliste) enthält Art, Standort (Adresse, räumliche Zuordnung), Baujahr sowie technische Kenndaten der betreffenden Anlagen und Einrichtungen, sodass der Leistungsgegenstand eindeutig bestimmt ist. Anlage 2 (Leistungsblätter) beschreibt detailliert den Leistungsumfang der Instandhaltungs- und Servicetätigkeiten je Gewerk (z. B. technische Gebäudeausrüstung – TGA, Aufzüge, Gebäudehülle usw.) unter Bezug auf anerkannte Regeln der Technik (wie DIN 31051, VDI 3810, VDI 6022, GEFMA-Richtlinien etc.) sowie einschlägige gesetzliche Prüf- und Wartungsintervalle. Anlage 3 (Preisblatt) enthält die Vergütungsregelungen (z. B. Pauschalentgelte für Wartung, Einheitspreise für Inspektionen, Stundensätze für Instandsetzungen, Preisgleitklauseln). Anlage 4 (Berichts- und Dokumentationsvorgaben) definiert Formate für Wartungsberichte, Prüfprotokolle, Mängelmeldungen, sowie Anforderungen an ein Anlagenlogbuch oder Wartungsbuch. Anlage 5 (Ansprechpartner & Koordination) listet die verantwortlichen Ansprechpartner beider Vertragsparteien und Regelungen zur Zusammenarbeit (Kommunikationswege, Meldeschleifen, Notfallkontakte). Anlage 6 (Besondere Vertragsbedingungen) beinhaltet ggf. zusätzliche Bedingungen aus dem Vergabeverfahren oder rechtliche Vorgaben, insbesondere solche nach Berliner Landesrecht (z. B. Verpflichtungserklärungen zur Tariftreue und Mindestentlohnung nach dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz, Datenschutzvereinbarungen, IT-Nutzungsbedingungen für Schnittstellen wie Mareon). Bei Widersprüchen zwischen dem Hauptvertrag und den Anlagen gilt der Text des Hauptvertrages vorrangig, sofern nicht gesetzlich eine andere Rangfolge zwingend ist.

(Kommentar: § 1 definiert den Vertragsgegenstand gewerkeneutral für alle relevanten Anlagen. Der Begriff Instandhaltung wird im Sinne der DIN 31051 verwendet. Verbesserungen (Verbesserungsmaßnahmen über den Soll-Zustand hinaus) sind ausdrücklich ausgenommen, da der Vertrag nur dem Erhalt bzw. Wiederherstellen des Soll-Zustands dient. Die Einbeziehung aller Anlagen – von TGA (Technische Gebäudeausrüstung) über Aufzüge bis zum baulichen Brandschutz – macht den Vertrag gewerkeneutral. Eine ausführliche Bestandsliste (Anlage 1) stellt sicher, dass Art und Umfang der Anlagen klar definiert sind. Der Vertrag ist modular aufgebaut: allgemeine Bedingungen im Hauptteil und Details in Anlagen (Leistungskataloge, Preise, Berichtsformate etc.), was eine flexible Anpassung an verschiedene Gewerke ermöglicht. Diese Struktur entspricht den Empfehlungen der AMEV-Vertragsmuster und der DIN EN 13269 für Instandhaltungsverträge, wonach klare Leistungsbeschreibungen und Vertragsbestandteile für Rechts- und Leistungssicherheit unerlässlich sind. Die Bezugnahme auf Berliner Landesrecht (z. B. Vergabegesetz Berlin) stellt sicher, dass kommunalspezifische Anforderungen – etwa Tariftreue und Mindestlohnvorgaben – Vertragsbestandteil sind. Alle Anlagen gelten als verbindliche Vertragsbestandteile, wodurch Transparenz über Leistungen und Pflichten geschaffen wird.)

2.1 Umfassende Instandhaltungsleistungen (Wartung, Inspektion, Instandsetzung): Die vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen umfassen – dem Grunde nach und in ihrem Umfang – alle Maßnahmen der Instandhaltung im Sinne der DIN 31051, die erforderlich sind, um einen sicheren, bestimmungsgemäßen und wirtschaftlichen Betrieb der Anlagen dauerhaft zu gewährleisten

• Wartung: Alle vorbeugenden, zyklischen Pflege- und Wartungsarbeiten an den in Anlage 1 aufgeführten Anlagen, um deren Soll-Zustand und Funktionsfähigkeit zu erhalten (Maßnahmen zur Verzögerung des Abbaus des vorhandenen Abnutzungsvorrats). Dies umfasst z. B. Reinigungen, Schmierungen, Justagen, Funktionsprüfungen und den Austausch von Verschleißteilen gemäß den Herstellervorgaben und anerkannten Regeln der Technik.

• Inspektion: Regelmäßiges Überprüfen und Begutachten der Anlagen auf einwandfreien Zustand und korrekte Funktion, einschließlich Feststellung des Ist-Zustands, Diagnose von Abnutzungsursachen und Prognose notwendiger Folgemaßnahmen. Inspektionsleistungen erfolgen in den in Anlage 2 festgelegten Intervallen (z. B. monatlich, vierteljährlich oder jährlich, je nach Anlageart und gesetzlicher Vorgabe) und werden durch Prüfprotokolle dokumentiert.

• Instandsetzung: Behebung festgestellter Störungen und Mängel an den Anlagen sowie Reparatur beschädigter oder abgenutzter Anlagenteile zur Wiederherstellung der vollen Funktionsfähigkeit. Hierzu zählt das Liefern und Auswechseln aller erforderlichen Ersatzteile sowie das Ausführen aller notwendigen Reparaturen und Ausbesserungen an defekten Komponenten, soweit diese im Rahmen der laufenden Instandhaltung üblicherweise anfallen. Kleinere Instandsetzungen (deren Aufwand und Kosten geringfügig sind und in unmittelbarem sachlichen Zusammenhang mit einer Wartung/Inspektion stehen) gelten als mit der Wartung abgegolten und werden ohne gesonderte Vergütung durchgeführt. Größere Reparaturen und Instandsetzungen, die über den gewöhnlichen Wartungsumfang hinausgehen oder unvorhergesehene Schäden betreffen, führt der Auftragnehmer auf Anforderung des Auftraggebers gegen gesonderte Vergütung aus (siehe § 2.3.5 und § 5); hierfür unterbreitet der Auftragnehmer dem Auftraggeber vorab ein schriftliches Kostenangebot zur Freigabe, sofern nicht in Anlage 3 bereits Pauschal-/Einheitspreise für bestimmte Reparaturleistungen vereinbart sind.

• 2.2 Weitere vereinbarte Dienstleistungen: Neben den reinen Instandhaltungsarbeiten übernimmt der Auftragnehmer folgende begleitende Dienstleistungen im Rahmen des Vertrages, soweit in Anlage 2 und nachstehend beschrieben:

• Gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen: Vorbereitung und Unterstützung sämtlicher gesetzlich vorgeschriebenen wiederkehrenden Prüfungen der Anlagen durch befugte Prüforganisationen oder Sachverständige (z. B. Prüfungen nach Landesbauordnung, Betriebssicherheitsverordnung, Arbeitsstättenverordnung, Trinkwasserverordnung, Brandschutzordnung). Der Auftragnehmer koordiniert die Termine mit anerkannten Prüfsachverständigen (TÜV, DEKRA, o. ä.) und stellt sicher, dass die Anlagen prüfbereit sind. Er wirkt bei den Prüfungen mit (Bereitstellung von Zugang, technischen Unterlagen, Bedienpersonal) und übernimmt auf Wunsch des Auftraggebers die Beauftragung externer Prüfer. Nachweisführungen: Der Auftragnehmer sorgt für die fristgerechte Vorlage der Prüfberichte und Bescheinigungen gemäß den öffentlich-rechtlichen Bestimmungen (z. B. gemäß Berliner Bauordnung, BetrSichV, TRBS) und dokumentiert die Erfüllung der Prüfpflichten im Anlagenlogbuch.

• Not- und Störungsdienst: Einrichtung und Vorhaltung eines Notdienstes außerhalb der Regelarbeitszeiten zur Störungsbeseitigung (siehe § 4.2). Der Auftragnehmer stellt sicher, dass an 7 Tagen die Woche rund um die Uhr (24/7) eine qualifizierte technische Bereitschaft erreichbar ist, um im Störungs- oder Schadensfall unverzüglich Maßnahmen einzuleiten. Eingehende Störungsmeldungen werden über die in Anlage 5 definierten Notfallkontakte entgegengenommen. Innerhalb der vertraglich vereinbarten Reaktionszeit (z. B. < 2 Stunden bei kritischen Anlagen, < 24 Stunden bei nicht-zeitkritischen Fällen, siehe § 4.2) leitet der Auftragnehmer Entstörungsmaßnahmen ein und beseitigt die Störung so rasch wie technisch möglich. Dieser Notdienst umfasst insbesondere die Initialdiagnose, Fernunterstützung (soweit möglich) und die Entsendung von Servicetechnikern vor Ort. Ggf. notwendige Folgereparaturen, die über eine erste Entstörung hinausgehen, erfolgen gemäß den Regelungen zu Instandsetzungen (siehe oben).

• Betreiberpflichten und Betreiberverantwortung: Soweit ausdrücklich vereinbart (siehe § 3.1), übernimmt der Auftragnehmer im definierten Umfang Betreiberpflichten des Auftraggebers betreffend die betreuten Anlagen. Dies beinhaltet insbesondere die organisatorischen und technischen Pflichten zur Verkehrssicherung und Betriebssicherheit der Anlagen (z. B. Durchführung der Wartungs- und Prüfintervalle gemäß ArbSchG, BetrSichV, TRBS; Sicherstellung der Einhaltung aller einschlägigen Normen, DIN/VDE-Vorschriften und behördlichen Auflagen) im Auftrag des Betreibers. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber dabei, dessen gesetzliche Betreiberverantwortung rechtssicher wahrzunehmen, indem er die delegierten Pflichten vertragstreu erfüllt und hierüber lückenlos Bericht erstattet (siehe § 6). Hinweis: Die Übernahme von Betreiberpflichten durch den Auftragnehmer entbindet den Auftraggeber nicht von seiner Überwachungs- und Gesamtverantwortung als Betreiber im Sinne der gesetzlichen Vorschriften (siehe § 3.1 und Kommentar).

• Dokumentation und Berichtswesen: Vollständige technische Dokumentation aller durchgeführten Leistungen gemäß § 6: Der Auftragnehmer führt Wartungsprotokolle, Inspektionsberichte, Mängelberichte und ein fortlaufendes Anlagen-Wartungsbuch. Weiter stellt er dem Auftraggeber regelmäßige Berichte zur Verfügung (z. B. monatliche Störungsreports, jährlicher Instandhaltungsbericht mit Zustandsbewertung der Anlagen und Empfehlungen zur langfristigen Instandhaltungsplanung). Details regelt § 6 und Anlage 4.

• Koordination und Schnittstellenleistungen: Der Auftragnehmer koordiniert bei Bedarf weitere externe Dienstleister und Eigenleistungen des Auftraggebers im Zusammenhang mit dem Gebäudebetrieb. Insbesondere übernimmt er die Terminplanung und Abstimmung seiner Instandhaltungsarbeiten mit anderen Gewerken (z. B. Reinigungsdiensten, Sicherheitsdiensten) und stimmt sich mit vom Auftraggeber gesondert beauftragten Fachfirmen (z. B. für Aufzugnotruf, Brandmeldeanlagen oder sonstige Spezialgewerke) ab, sodass ein reibungsloser Gebäudebetrieb gewährleistet ist. Sofern der Auftraggeber gewisse Leistungen in Eigenregie durchführt oder Drittunternehmen parallel beauftragt (siehe § 3.3 und § 10), unterstützt der Auftragnehmer die Schnittstellenkoordination, stellt erforderliche Informationen bereit und berücksichtigt die Arbeiten der Dritten in seiner eigenen Einsatzplanung (z. B. gemeinsames Begehen der Anlagen, Übernahme von Wartungsnachweisen Dritter in die Gesamt-Dokumentation).

• 2.3 Vom Leistungsumfang ausgenommene Tätigkeiten: Die folgenden Leistungen gehören nicht zum vertraglich pauschal abgegoltenen Leistungsumfang des Auftragnehmers, können aber bei Bedarf einzeln beauftragt werden (nach Maßgabe von Vergütung § 5 bzw. aufgrund gesonderter Angebote) oder unterliegen besonderen Regelungen:

• 2.3.1 Grundlegende Erneuerungen/Generalsanierungen: Eine Grundüberholung oder vollständige Sanierung von Anlagen bzw. wesentlichen Anlagenteilen (z. B. umfassende Modernisierung einer Heizungsanlage, vollständiger Austausch einer Aufzugsanlage oder Fassadensanierung) ist nicht Teil der laufenden Instandhaltung und bedarf einer gesonderten Beauftragung als Bauleistung. Solche Maßnahmen fallen nicht unter diesen Instandhaltungsvertrag.

• 2.3.2 Anpassungen an geänderte Vorschriften: Änderungen oder Umbauten an Anlagen, die aufgrund geänderter gesetzlicher oder normativer Vorgaben erforderlich werden (z. B. Nachrüstung aufgrund geänderter Sicherheitsvorschriften oder neuer technischer Regeln), sind nicht im laufenden Leistungsumfang enthalten. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber jedoch rechtzeitig auf solche Notwendigkeiten hinweisen, sodass dieser entsprechende Maßnahmen separat beauftragen kann.

• 2.3.3 Erweiterungen und Zusatzinstallationen: Die Lieferung und der Einbau von zusätzlichen Anlagenkomponenten oder Erweiterungen (z. B. Nachrüstung von Komponenten, Installation neuer Systeme) sind nicht vom Grundpreis umfasst. Solche Leistungen können bei Bedarf gegen zusätzliche Vergütung vom Auftragnehmer übernommen werden, sofern der Auftraggeber dies wünscht und beauftragt.

• 2.3.4 Schönheitsreparaturen/Baubegleitende Leistungen: Reine Schönheitsreparaturen oder dekorative Instandsetzungen an Bauwerken (z. B. Malerarbeiten ohne funktionalen Instandsetzungsbedarf) gehören nicht zu den Aufgaben des Auftragnehmers, es sei denn, sie sind im Einzelfall in Anlage 2 als Teil des Leistungsumfangs definiert. Gleiches gilt für nicht technische begleitende Dienstleistungen, die nicht ausdrücklich vereinbart sind.

• 2.3.5 Außergewöhnliche Schadensbeseitigung: Die Beseitigung von Schäden, die durch äußere Einflüsse, höhere Gewalt, Vandalismus oder unsachgemäße Bedienung verursacht wurden, sowie von sonstigen unvorhersehbaren Ereignissen (z. B. Sturm-, Wasser-, Feuer- oder Frostschäden an Gebäuden und Anlagen), ist nicht im Regelleistungsumfang enthalten. Tritt ein solcher Schadensfall ein, so hat der Auftragnehmer gleichwohl im Rahmen seines Notdienstes unverzüglich einzugreifen (Gefahrenabwehr, vorläufige Sicherung) und den Auftraggeber zu informieren. Die eigentliche Schadenbeseitigung erfolgt auf Anweisung des Auftraggebers als Sonderleistung. Vorausbeauftragung: Soweit in diesem Vertrag nichts Abweichendes geregelt ist, gilt jedoch der Auftrag für Sofortmaßnahmen zur Gefahrenabwehr und Erstschadensbehebung als erteilt, d. h. der Auftragnehmer ist verpflichtet, bei akuten Schäden unverzüglich tätig zu werden, um Folgeschäden abzuwenden (z. B. Notsicherung eines Dachschadens). Diese Leistungen mit geringem Umfang, die im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit dem gemeldeten Schadensfall stehen, werden – sofern nichts Weiteres vereinbart – in der Regel nach Aufwand zu den vertraglichen Stundensätzen vergütet (siehe Anm. in Anlage 3). Weitergehende Instandsetzungen oder Wiederherstellungsmaßnahmen führt der Auftragnehmer nur auf Grundlage eines vom Auftraggeber erteilten Zusatzauftrags durch.

• 2.3.6 Drittschäden und Versicherungsfälle: Die Regulierung von Versicherungsfällen (Schäden an Anlagen, die durch Dritte verursacht wurden und von einer Versicherung zu tragen sind) gehört nicht zum Leistungsumfang des Auftragnehmers. Der Auftragnehmer wirkt jedoch bei der Schadensdokumentation und Ursachenfeststellung mit, damit der Auftraggeber seine Ansprüche gegenüber Versicherern oder Verursachern geltend machen kann. Die eigentliche Instandsetzung solcher Schäden erfolgt je nach Weisung des Auftraggebers entweder durch den Auftragnehmer gegen separate Vergütung oder durch vom Versicherer beauftragte Dritte.

(Kommentar: § 2 beschreibt ausführlich die Leistungspflichten des Auftragnehmers. Dieser Abschnitt basiert auf gängigen Vertragsmustern (AMEV-Instandhaltung) und technischen Standards. Die Unterscheidung nach Wartung, Inspektion und Instandsetzung spiegelt die Kategorien der DIN 31051wider. Wartungs- und Inspektionsintervalle orientieren sich an Normen und Herstellervorgaben, und der Auftragnehmer muss diese eigenverantwortlich so planen, dass die Funktion der Anlagen stets gewährleistet ist. Wichtig ist die Klausel, dass der Auftragnehmer den Umfang der Maßnahmen im Einzelnen bestimmt, solange das Ziel – Funktionssicherheit – erreicht wird. Reichen die geplanten Maßnahmen nicht aus, muss er ohne Mehrvergütung nachbessern. Dies stellt sicher, dass der Auftraggeber für einen Pauschalpreis volle Funktionssicherheit erhält. Kleinreparaturen werden üblicherweise inklusive erbracht, um administrative Aufwände zu minimieren, während größere Reparaturen separat beauftragt und vergütet werden – diese Praxis entspricht den Empfehlungen der AMEV und der DIN 31051, die zwischen Instandhaltung und Erneuerung unterscheiden. In § 2.2 werden ergänzende Dienstleistungen geregelt, etwa Prüfungen durch Sachverständige (z. B. TÜV-Prüfungen für Aufzüge nach BetrSichV, Legionellenprüfungen nach TrinkwV usw.). Der Auftragnehmer übernimmt hier eine koordinierende Rolle, was der Entlastung des Auftraggebers in dessen Betreiberpflicht dient. Auch der Notdienst ist besonders hervorgehoben, da kommunale Einrichtungen (z. B. Wohngebäude) oft einen 24/7-Bereitschaftsdienst erfordern – die Vertragsklausel stellt sicher, dass der AN jederzeit erreichbar ist und sofort reagiert. Die Übernahme von Betreiberpflichten durch den Dienstleister erfolgt ausdrücklich nur im delegierten Umfang; der Auftraggeber bleibt rechtlich in der Gesamtverantwortung und muss den Dienstleister sorgfältig auswählen und überwachen. Die VDI 3810 Blatt 1 definiert Delegation als rechtswirksame Übertragung, verbunden mit klarer Aufgabenbeschreibung und Kontrollpflicht. Diese Grundsätze sind hier berücksichtigt: Die Pflichtenübernahme ist genau umrissen und dokumentiert, und dem Auftraggeber obliegt die Überwachung der Aufgabenerfüllung (vgl. § 3). Schließlich listet § 2.3 klar die Leistungen auf, die nicht im Pauschalumfang enthalten sind (z. B. Totalsanierungen, Umbauten, Schäden durch höhere Gewalt). Das schützt den Auftragnehmer vor unbegrenzter Haftung für fremdverursachte Schäden und gibt dem Auftraggeber Planungs- und Kostensicherheit. Gleichzeitig wird durch die Klausel "Auftrag gilt als erteilt" bei bestimmten Notfällen gewährleistet, dass der Auftragnehmer in dringenden Fällen sofort handeln muss, ohne erst einen separaten Auftrag abzuwarten. Diese Balance zwischen klar abgegrenztem Leistungsumfang und Flexibilität für Notfälle folgt den Empfehlungen der AMEV und gängigen FM-Verträgen.)

• (1) Übernahme von Betreiberpflichten: Soweit dem Auftragnehmer durch diesen Vertrag Betreiberpflichten des Auftraggebers übertragen werden (vgl. § 2.2, insbesondere Unterstützung bei Prüfterminen, Einhaltung von Wartungsfristen, Verkehrssicherung), verpflichtet sich der Auftragnehmer, diese Pflichten in eigener Verantwortung fachgerecht und ordnungsgemäß zu erfüllen. Die übertragenen Aufgabenbereiche sind im Vertrag klar umschrieben (siehe § 2.2 und Anlage 2) und der Auftragnehmer bestätigt, dass er über die hierfür erforderliche fachliche Eignung, Zuverlässigkeit und Ressourcen verfügt. Der Auftragnehmer handelt insoweit als Erfüllungsgehilfe des Betreibers. Aufsichtspflicht des Auftraggebers: Dem Auftraggeber bleibt trotz Delegation eine angemessene Kontroll- und Aufsichtspflicht vorbehalten. Die Übertragung der Betreiberverantwortung entbindet den Auftraggeber nicht von seiner obersten Verantwortung; er überprüft regelmäßig die Vertragserfüllung und darf hierzu Berichte einsehen, Nachweise anfordern und Audits durchführen. Vertragliche Regelung der Verantwortung: Die Parteien halten fest, dass mit dieser Vereinbarung die Zuständigkeiten für die erfüllten Betreiberpflichten eindeutig geregelt sind. Der Auftragnehmer stellt den Auftraggeber von etwaigen Haftungsansprüchen Dritter frei, die aus einer Verletzung der übernommenen Betreiberpflichten resultieren, soweit den Auftragnehmer ein Verschulden trifft (siehe § 9).

• (2) Fachkräfte und Qualifikation: Der Auftragnehmer setzt für sämtliche Leistungen nur qualifiziertes Personal ein, das die erforderlichen Fachkenntnisse, Zertifizierungen und Erfahrungen besitzt. Insbesondere sind für spezifische Gewerke entsprechend ausgebildete Fachkräfte (z. B. Elektrofachkräfte nach VDE, geprüfte Aufzugswärter, zertifizierte Klimafachleute für Kälteanlagen, Sachkundige für Brandschutzeinrichtungen etc.) vorzuhalten. Werden besondere Sachkundige oder Prüfingenieure benötigt (z. B. nach TRBS 1203 für befähigte Personen bei Prüfungen, oder nach DIN 14675 für Fachkräfte Brandmeldeanlagen), stellt der Auftragnehmer diese Qualifikationen sicher. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, sein Personal regelmäßig weiterzubilden und auf dem aktuellen Stand der Technik sowie der Normen/Regelwerke zu halten. Er benennt dem Auftraggeber einen verantwortlichen Vertragsmanager/Ansprechpartner sowie je Gewerk einen fachlich zuständigen Mitarbeiter als Objektleiter bzw. Serviceleiter, die für die Planung und Qualität der Leistungserbringung verantwortlich sind (siehe Anlage 5). Personalwechsel in Schlüsselpositionen sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen; der Auftraggeber kann bei wichtigem Grund (z. B. groben Pflichtverletzungen) den Austausch bestimmter Mitarbeiter verlangen. Alle eingesetzten Mitarbeiter müssen die am Einsatzort geltenden Sicherheits- und Zugangsregeln einhalten (z. B. Hausordnungen, Arbeitsschutzvorschriften des Auftraggebers).

• (3) Organisation, Arbeitsschutz und Gesetzestreue: Der Auftragnehmer organisiert die Leistungserbringung so, dass gefährdungsfrei, effizient und störungsarm gearbeitet wird. Er erstellt erforderlichenfalls einen Sicherheits- und Gesundheitsschutzplan (SiGe-Plan) für wiederkehrende Arbeiten, sofern mehrere Gewerke auf der Baustelle/Liegenschaft tätig sind, und stimmt sich mit dem Auftraggeber hinsichtlich aller Arbeitsschutzbelange ab. Sämtliche einschlägigen Rechtsvorschriften sind vom Auftragnehmer strikt einzuhalten, insbesondere das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) samt zugehöriger Technischer Regeln (TRBS), die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), Gefahrstoff- und Umweltschutzbestimmungen, das Berliner Landes-Immissionsschutzrecht sowie ggf. die Unfallverhütungsvorschriften der BG/DGUV. Erforderliche Gefährdungsbeurteilungen für die durchzuführenden Arbeiten hat der Auftragnehmer eigenverantwortlich zu erstellen und die Mitarbeiter entsprechend zu unterweisen; Unterweisungen sind zu dokumentieren. Für den Betrieb der Anlagen relevante Rechtsänderungen (z. B. neue Verordnungen) hat der Auftragnehmer im Rahmen seiner Fachkunde zu verfolgen und den Auftraggeber darauf hinzuweisen, falls Handlungsbedarf besteht.

• (4) Werkzeuge, Materialien und Entsorgung: Der Auftragnehmer stellt alle für die Leistungserbringung benötigten Werkzeuge, Messgeräte und Hilfsmittel bereit, welche dem Stand der Technik entsprechen und erforderlichenfalls kalibriert sind. Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien gängiger Art hält der Auftragnehmer in angemessenem Umfang vor, um kurzfristige Reparaturen durchführen zu können. Eingesetzte Materialien müssen den technischen Spezifikationen der Hersteller und etwaigen Vorgaben des Auftraggebers entsprechen. Ausgebaute Teile und Abfälle entsorgt der Auftragnehmer ordnungsgemäß und auf eigene Kosten nach den gesetzlichen Bestimmungen (z. B. ElektroG, Kreislaufwirtschaftsgesetz); dabei sind gefährliche Stoffe fachgerecht zu entsorgen. Auf Verlangen hat der Auftragnehmer Entsorgungsnachweise vorzulegen. Sofern der Auftraggeber wünscht, dass bestimmte ausgebaute Teile zur Begutachtung bereitgehalten oder ihm übergeben werden (z. B. aus Versicherungsgründen), wird er dies vorab mitteilen.

• (Kommentar: In § 3 werden die allgemeinen Verpflichtungen des Auftragnehmers konkretisiert. Abs. 1 legt fest, wie die Delegation der Betreiberverantwortung vertraglich umgesetzt wird: Nur klar definierte Pflichten werden übertragen, und der Auftragnehmer muss diese so erfüllen, dass der Auftraggeber seinen Obliegenheiten nachkommen kann. Rechtlich bleibt der Auftraggeber zwar „Herr der Pflichten“, aber der Auftragnehmer übernimmt die operative Verantwortung für die delegierten Aufgaben. Wichtig ist der Verweis auf die Aufsichtspflicht nach § 130 OWiG (nicht ausdrücklich genannt, aber im Kommentar angedeutet: Übertragender muss kontrollieren). Dies entspricht den Grundregeln: Auswahl, Aufgabenabgrenzung und Überwachung bei Delegation. Abs. 2 schreibt vor, dass der Auftragnehmer geeignetes Fachpersonal einsetzt. Damit wird die Selektionspflicht des Betreibers (Auftraggebers) praktisch unterstützt – er darf nur geeignete Dienstleister beauftragen. Die Anforderung, dass Personal ausreichend qualifiziert und aktuell geschult ist, folgt u.a. aus VDI 3810 und GEFMA 190, die hohe Anforderungen an Fachkunde und Fortbildung der Betreiber und Dienstleister stellen. Abs. 3 und 4 betreffen Arbeitsschutz und Organisation: Hier wird die Einhaltung aller relevanten Gesetze (ArbSchG, BetrSichV etc.) eingefordert, was für öffentliche Auftraggeber essenziell ist, um ihre Organisationsverantwortung zu wahren. Der Auftragnehmer muss Gefährdungsbeurteilungen erstellen und Unterweisungen dokumentieren – dies entlastet den Auftraggeber in der Nachweispflicht, dass alle Schutzmaßnahmen getroffen wurden. Insgesamt konkretisiert § 3 die Erwartungen an den Auftragnehmer in Bezug auf Sorgfalt, Fachkunde und Gesetzestreue, was die Grundlage für eine rechtssichere Betreiberpflichtendelegation ist.)

• (1) Regel-Arbeitszeiten und Planung: Der Auftragnehmer erbringt die planmäßigen Instandhaltungsleistungen (Wartung, Inspektion, planbare Instandsetzungen) grundsätzlich während der betriebsüblichen Arbeitszeiten des Auftragnehmers, soweit nichts Abweichendes vereinbart ist. Die üblichen Arbeitszeiten des Auftragnehmers sind: [z. B. werktags 7:00–17:00 Uhr]. Wartungs- und Inspektionstermine sind so zu legen, dass Beeinträchtigungen der Nutzer möglichst gering bleiben (z. B. Durchführung in Leerstandzeiten von Mieteinheiten, außerhalb von Unterrichtszeiten in Schulen, etc., in Absprache mit dem Auftraggeber). Die konkreten Intervalle und Termine werden vom Auftragnehmer im Voraus geplant und dem Auftraggeber z. B. quartalsweise angekündigt. Auf besondere Terminwünsche des Auftraggebers ist Rücksicht zu nehmen. Falls aus betrieblichen Gründen bestimmte Arbeiten außerhalb der üblichen Zeiten stattfinden müssen (etwa weil Anlagen während des Normalbetriebs nicht abgeschaltet werden können), stimmt der Auftragnehmer dies rechtzeitig mit dem Auftraggeber ab; Zusatzzahlungen hierfür richten sich nach § 5 (Zuschläge für Nacht-/Wochenendarbeit, falls anwendbar).

• (2) Reaktionszeiten und Notdiensteinsätze: Störungsbeseitigungen sind nach Aufforderung des Auftraggebers oder Meldung einer Störung unverzüglich durchzuführen. Die Parteien vereinbaren folgende maximale Reaktionszeiten für Störungen: [z. B. bei Gefahr für Personen oder kritischer Infrastruktur: innerhalb von 2 Stunden; bei erheblichen Betriebsbeeinträchtigungen: innerhalb von 4–8 Stunden; bei geringfügigen Störungen: nächste Arbeitszeit am folgenden Werktag]. Diese Reaktionszeiten gelten, wenn der Auftraggeber die Störung dem Auftragnehmer gemeldet hat (bzw. bei Störmeldungen über ein Monitoring-System, sobald der Auftragnehmer davon Kenntnis erhält). Der Auftragnehmer hält hierzu einen Notdienst vor, der auch außerhalb der Geschäftszeiten erreichbar ist. Konkret steht eine Service-Hotline unter [Nummer] sowie ein Online-Meldesystem (ggf. das in § 6 genannte Portal) 24/7 zur Verfügung. Bereitschaft: Außerhalb der normalen Arbeitszeit stellt der Auftragnehmer sicher, dass in angemessener Nähe dienstbereite Techniker verfügbar sind, um im Bedarfsfall auszurücken (Bereitschaftsdienst). Die vorgenannten Reaktionsfristen beziehen sich auf das Eintreffen eines Technikers vor Ort bzw. die Einleitung der Entstörungsmaßnahme. Sollte eine Störung außerhalb der üblichen Zeiten auftreten und der Auftragnehmer diese nicht sofort beheben muss (z. B. weil sie keine akute Gefahr darstellt), kann der Auftraggeber im Einzelfall entscheiden, ob eine Sofortmaßnahme notwendig ist. Grundsätzlich gilt jedoch: Bei allen sicherheitsrelevanten oder die Grundfunktion beeinträchtigenden Störungen ist unverzüglich einzugreifen.

• (3) Arbeitsausführung und Qualitätsstandards: Der Auftragnehmer führt alle Arbeiten fachgerecht, nach dem aktuellen Stand der Technik und unter Verwendung geeigneter Werkzeuge/Methoden aus. Er trägt dafür Sorge, dass bei der Ausführung keine unnötigen Betriebsunterbrechungen oder Schäden entstehen. Arbeitsbereiche sind nach Abschluss der Arbeiten sauber und sicher zu hinterlassen. Etwaige Eingriffe in Anlagensteuerungen, IT-Systeme oder sicherheitsrelevante Einrichtungen sind mit besonderer Sorgfalt vorzunehmen; bei Eingriffen in Fremdsysteme (z. B. Gebäudeleittechnik des Auftraggebers) ist dessen Zustimmung einzuholen. Nach Abschluss von Wartungen oder Instandsetzungen ist die Funktionsfähigkeit der Anlage gemeinsam mit einem Vertreter des Auftraggebers – sofern verfügbar – zu prüfen, und etwaige Restmängel sind zu dokumentieren. Können bestimmte Leistungen witterungsbedingt oder aus anderen Gründen zeitweilig nicht ausgeführt werden, informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber und holt die Leistungen zum nächstmöglichen Zeitpunkt nach.

• (Kommentar: § 4 regelt wann und wie die Leistungen zu erbringen sind. In Abs. 1 wird festgelegt, dass die planbaren Leistungen grundsätzlich während üblicher Arbeitszeiten erfolgen, um zusätzliche Kosten für Nacht-/Feiertagsarbeit zu vermeiden. Dennoch bleibt Flexibilität erhalten, falls z. B. ein Einbau nur nachts möglich ist (Krankenhausbetrieb etc.). Abs. 2 ist besonders wichtig: Er verpflichtet den Auftragnehmer zu sofortigem Tätigwerden bei Störungen und definiert klare Reaktionszeiten. Damit wird die in § 2.2 beschriebene Notdienstleistung konkretisiert. Öffentliche Auftraggeber erwarten in der Regel definierte Service Level (z. B. 2 h Reaktionszeit) – diese werden hier festgeschrieben. Quellen wie AMEV empfehlen, außerhalb der Geschäftszeiten einen Notdienst zu vereinbaren, aber auch, dass der Auftraggeber im Einzelfall abwägt, ob Nachtarbeit nötig ist, um Kosten zu sparen. Abs. 3 stellt Qualitätsstandards auf, was aus juristischer Sicht die geschuldete Werkleistung (gem. § 631 BGB i.V.m. anerkannter Regeln der Technik) näher beschreibt. Wichtig ist etwa, dass nach Wartung die Funktion geprüft wird – dies dient auch der Abnahme einzelner Leistungen und der Beweissicherung, falls später Mängel auftreten. Insgesamt sichern diese Bestimmungen, dass der Auftragnehmer planvoll, reaktionsschnell und fachgerecht arbeitet, was insbesondere im kommunalen Bereich (z. B. bei sensiblen Einrichtungen wie Schulen, Wohngebäuden mit Mietern) essentiell für den störungsfreien Betrieb ist.)

• (1) Pauschal- und Einheitspreisvergütung: Die Vergütung des Auftragnehmers für die vereinbarten Leistungen ergibt sich aus Anlage 3 (Preisblatt). Für die laufenden Instandhaltungsleistungen (Wartung und Inspektion aller Anlagen gemäß § 2.1) wird in der Regel ein Jahrespauschalpreis vereinbart, der alle planmäßigen Leistungen abdeckt (inklusive Kleinmaterial bis zu einer bestimmten Wertgrenze, siehe unten). Dieser Pauschalpreis ist nach Leistungszeitraum zu zahlen, beispielsweise in vierteljährlichen Teilbeträgen im Voraus oder nachschüssig – je nach Vereinbarung in Anlage 3. Zusätzlich können bestimmte Leistungen auf Einheitspreisbasis vergütet werden, z. B. Austausch spezifischer Verschleißteile pro Stück, Wartungseinsätze pro Anlage, etc., sofern in Anlage 3 so festgelegt. Nicht im Pauschalpreis enthaltene Leistungen (z. B. nach § 2.3 beauftragte Sonderleistungen, größere Instandsetzungen, Havarieeinsätze) werden nach Zeitaufwand und Materialaufwand vergütet, soweit keine Einheitspreise vereinbart sind. Hierfür gelten die in Anlage 3 genannten Stundensätze für Arbeitszeit (Werktags, Nacht, Sonn-/Feiertag, falls unterschiedlich) sowie Zuschläge und die Preise für Ersatzteile/Material. Hat der Auftragnehmer im Rahmen der Wartung Material mit nur geringfügigem Wert (Kleinteile wie Dichtungen, Schrauben etc.) eingesetzt, ist dies in der Pauschale abgegolten und nicht gesondert in Rechnung zu stellen (gegebenenfalls kann in Anlage 3 eine Wertgrenze festgelegt werden, z. B. "Material bis 20 € je Vorgang inklusive"). Für vom Auftraggeber ausdrücklich genehmigte Fremdleistungen oder Spezialprüfungen (z. B. TÜV-Gebühren) kann der Auftragnehmer die entstandenen Kosten zu den Bedingungen in Anlage 3 weiterberechnen (in der Regel gegen Vorlage der Belege, ggf. mit vereinbarter Handling-Pauschale).

• (2) Preisänderungen und Indexklausel: Die angebotenen Vergütungssätze sind für die Initiallaufzeit des Vertrages (siehe § 10) fest. Zur Anpassung an Lohn- und Materialpreisänderungen enthält Anlage 3 eine Preisgleitklausel oder Indexierung. Soweit anwendbar, erfolgt die Preisfortschreibung z. B. jährlich zum Jahresbeginn anhand des vom Statistischen Bundesamt veröffentlichten Baukostenindexes oder Verbraucherpreisindexes, oder gemäß Tariflohnentwicklung der Gebäudetechnik-Branche, jeweils auf Basis der in Anlage 3 definierten Parameter. Alternativ kann ein fester prozentualer Anpassungssatz vereinbart sein. Fehlt eine solche Vereinbarung, gelten die Preise als Festpreise für die Vertragsdauer. Mehrkosten aufgrund geänderter gesetzlicher Anforderungen, welche den Leistungsumfang verändern, können nur im Rahmen von § 11.1 geltend gemacht werden (Vertragsänderung unter Beachtung des Vergaberechts) – eine automatische Preisanpassung hierdurch ist ausgeschlossen, solange die Voraussetzungen einer Vertragsänderung nicht geprüft und vereinbart sind.

• (3) Abrechnung und Zahlungsbedingungen: Regelmäßige Pauschalentgelte stellt der Auftragnehmer gemäß dem vereinbarten Zahlungsplan in Rechnung (z. B. quartalsweise zum 15. des ersten Monats eines Quartals, erstmalig zum …). Zeit- und Materialaufwände für Zusatzleistungen werden nach Durchführung auf Grundlage eines vom Auftraggeber freigegebenen Leistungsnachweises abgerechnet. Der Auftragnehmer hat dafür nachvollziehbare Leistungsnachweise (Stundenzettel, Materiallisten, Einsatzberichte) vorzulegen, die vom Auftraggeber zu prüfen und gegenzuzeichnen sind. Zahlungsziele und -modalitäten richten sich nach den Besonderen Vertragsbedingungen in Anlage 6 bzw. den Vergabeunterlagen: in der Regel Zahlung innerhalb von [z.B. 30] Tagen nach Zugang einer prüfbaren Rechnung. Der Auftraggeber kommt nur in Verzug, wenn er eine Mahnung nach Fälligkeit erhält (§ 286 BGB), wobei öffentliche Auftraggeber an die Haushaltsordnung gebunden sind.

• (4) Elektronische Rechnungsstellung: Der Auftragnehmer ist verpflichtet, Rechnungen nach Maßgabe der E-Rechnungsverordnung (ERechV) in elektronischem Format zu stellen, soweit der Auftraggeber dies verlangt. Öffentliche Auftraggeber (Land Berlin) verlangen i.d.R. die Nutzung des zentralen Rechnungseingangs (z. B. via XRechnung-Standard). Der Auftragnehmer wird entsprechend mitwirken und Rechnungen mit den erforderlichen Angaben elektronisch übermitteln. Ggf. ist in Anlage 4/6 ein spezielles Verfahren (z. B. Upload über eine Plattform oder via Mareon-Schnittstelle) beschrieben.

• (Kommentar: § 5 regelt die Vergütung, was für die Rechtssicherheit (und vergaberechtliche Konformität) wichtig ist. Die Struktur mit Pauschalen für Wartung/Inspektion und separater Vergütung für Sonderleistungen entspricht den AMEV-Vertragsmustern. Dadurch wird verhindert, dass der Auftragnehmer für jede Kleinreparatur extra abrechnen muss – was im öffentlichen Sektor Verwaltungskosten spart. Gleichzeitig sorgt die klare Trennung dafür, dass der Auftraggeber bei größeren Reparaturen die Kostenkontrolle behält. Öffentliche Auftraggeber unterliegen dem Vergaberecht, daher sind Preisänderungsklauseln heikel: Sie müssen bei Ausschreibung bekannt sein und bestimmten Regeln genügen (keine unzulässige Vergaberechtsumgehung). Deshalb wird hier auf eine Index- oder Tarifklausel zurückgegriffen, die im Voraus festgelegt ist. Die Nennung der E-Rechnungspflicht berücksichtigt, dass seit 2020 für öffentliche Aufträge elektronische Rechnungen vorgeschrieben sind (z. B. XRechnung). Der Hinweis auf XRechnung in Berlin ist wichtig, da Berlin die elektronische Rechnungsstellung verbindlich eingeführt hat (vgl. E-Rechnungsverordnung des Bundes und des Landes Berlin). Insgesamt sorgt § 5 dafür, dass der Vertrag auch vergaberechtlich compliant ist, indem er Preisänderungen nur nach transparenten, vorher festgelegten Kriterien zulässt (vgl. § 132 GWB zum Änderungsverbot wesentlicher Vertragsbedingungen).)

• (1) Wartungs- und Prüfdokumentation: Der Auftragnehmer verpflichtet sich zu einer lückenlosen Dokumentation aller durchgeführten Wartungs-, Inspektions- und Instandsetzungsmaßnahmen. Für jede Anlage ist ein Wartungs- bzw. Anlagenbuch zu führen (falls vom Auftraggeber vorgegeben auch elektronisch im CAFM-System), in dem sämtliche Wartungsdurchführungen, Prüfergebnisse, Störungsmeldungen und durchgeführten Reparaturen chronologisch erfasst werden. Nach jedem planmäßigen Einsatz erstellt der Auftragnehmer einen Wartungsbericht bzw. Inspektionsprotokoll, das mindestens folgende Angaben enthält: Datum, durchgeführte Arbeiten (ggf. anhand von Checklisten z. B. nach VDMA/AMEV-Arbeitskarten), festgestellte Mängel oder Abweichungen, ausgetauschte Teile, Messwerte (z. B. Anlagendrücke, Temperaturen, Testergebnisse) und eine Beurteilung des Anlagenzustands. Beide Vertragspartner erhalten eine Ausfertigung/Abschrift dieser Protokolle; der Auftragnehmer übermittelt sie innerhalb der in Anlage 4 festgelegten Frist (z. B. 5 Werktage nach Durchführung) an den Auftraggeber, vorzugsweise in digitaler Form (PDF-Berichte oder direkter Systemeintrag). Bei sicherheitstechnischen Prüfungen (siehe § 2.2) erstellt der Auftragnehmer ebenfalls ein Protokoll über seine vorbereitenden Tätigkeiten und dokumentiert das Ergebnis der amtlichen Prüfung (z. B. Prüfaufkleber, Prüfbericht des Sachverständigen) im Wartungsbuch. Alle Prüfbescheinigungen (z. B. TÜV-Berichte, Messprotokolle) sind dem Auftraggeber unverzüglich zuzuleiten und kopieren sich in der Dokumentation wider.

• (2) Mängel- und Störungsberichte: Stellt der Auftragnehmer bei der Wartung oder durch Meldungen Dritter Mängel oder Schäden fest, die nicht im Zuge der Routinearbeiten sofort behoben werden können, so meldet er diese dem Auftraggeber unverzüglich. Hierzu erstellt er einen Mängelbericht mit Beschreibung des Problems, Einschätzung der Ursache, Dringlichkeit der Behebung und Vorschlag für das weitere Vorgehen (inkl. Kostenschätzung, falls vom Auftraggeber gewünscht). Der Auftragnehmer kategorisiert die Mängel nach Dringlichkeit (z. B. Kategorie A: sofort zu beheben wegen Gefahr in Verzug; B: zeitnah einzuplanen; C: beobachtungsbedürftig, im nächsten Turnus einzuplanen) und stimmt dieses Vorgehen mit dem Auftraggeber ab. Bei akuten Störungen führt der Auftragnehmer nach § 4 zunächst die Entstörung durch und dokumentiert anschließend in einem Störungsprotokoll die Art der Störung, getroffenen Maßnahmen und das Ergebnis (Erfolg/Misserfolg der Reparatur, evtl. Folgemaßnahmen erforderlich). Eine Übersicht aller Störfälle und Anlagen-Ausfälle sowie ihrer Ursachen und Behebungszeiten ist dem Auftraggeber in regelmäßigen Abständen (z. B. monatlich im Rahmen eines Störungs-Reports) bereitzustellen, um Transparenz über die Betriebsstabilität zu gewährleisten.

• (3) Berichtswesen und Reporting: Der Auftragnehmer erstattet dem Auftraggeber in vereinbarten Intervallen Bericht über die Vertragserfüllung. Hierzu gehört insbesondere ein jährlicher Instandhaltungsbericht (z. B. zum Jahresende) mit einer zusammenfassenden Bewertung der technischen Anlagen. Dieser Bericht umfasst: Auflistung aller im Berichtsjahr durchgeführten Wartungen und Prüfungen (Soll-Ist-Vergleich, Nachholbedarf falls Termine verschoben wurden), Übersicht der aufgetretenen Störungen und durchgeführten Instandsetzungen (inkl. Ausfallzeiten), eine Bewertung des Anlagenzustands (ggf. Ampelbewertung oder Zustandsnoten), sowie – falls zutreffend – Empfehlungen für zukünftige Maßnahmen (z. B. anstehende Erneuerungen, Optimierungspotenziale, Anpassungen aufgrund geänderter Vorschriften). Darüber hinaus stellt der Auftragnehmer dem Auftraggeber auf Anforderung ad-hoc Berichte oder Auskünfte zur Verfügung, etwa im Fall besonderer Vorkommnisse oder Audits. Die genauen Formate und Inhalte der regelmäßigen Berichte sind in Anlage 4 näher beschrieben (z. B. Musterformular für Jahresbericht).

• (4) IT-Schnittstellen und digitales Auftragsmanagement: Der Auftraggeber betreibt zur Steuerung der Instandhaltungs- und Reparaturprozesse ggf. ein elektronisches System zur Handwerkersteuerung und Auftragsabwicklung (z. B. eine CAFM-Software oder ein Online-Portal). Konkret setzt der Auftraggeber das Service-Portal Mareon ein – eine webbasierte Plattform zur digitalen Handwerkeranbindung. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dieses Portal im Rahmen der Auftragsabwicklung zu nutzen. Insbesondere werden Aufträge, Terminabstimmungen, Statusmeldungen, Leistungsberichte und Rechnungen über das Mareon-Portal elektronisch ausgetauscht, soweit der Auftraggeber dies vorgibt. Der Auftragnehmer hat sich hierfür auf www.mareon.com zu registrieren und die technischen Voraussetzungen für die Nutzung zu schaffen. Die Nutzung des Portals sowie eventuell anfallende Gebühren sind Sache des Auftragnehmers. Das Mareon-Handwerkerportal erlaubt es dem Auftraggeber, Aufträge digital zu erteilen, den Leistungsstand zu verfolgen und eine einheitliche Dokumentation zu erhalten. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass seine Mitarbeiter mit dem System vertraut sind und Auftragsbestätigungen, Rückmeldungen (z. B. Abschluss der Wartung, Hinterlegung von Fotos oder Leistungsnachweisen) zeitnah im Portal einpflegen. Alternativ oder ergänzend kann der Auftraggeber dem Auftragnehmer einen Zugang zum eigenen CAFM-System bereitstellen; auch in diesem Fall verpflichtet sich der Auftragnehmer zur Nutzung gemäß den vorgegebenen Prozessen. Datenschutz und IT-Sicherheit: Bei der Nutzung der IT-Systeme sind die datenschutzrechtlichen Vorgaben einzuhalten (z. B. Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Terminkoordination mit Mietern nur auf zulässige Weise). Zugangsdaten zum Portal sind vertraulich zu behandeln. Ein Verstoß gegen die Pflichten zur Nutzung des vereinbarten IT-Systems stellt eine Vertragsverletzung dar.

• (5) Übergabe von Unterlagen: Alle im Rahmen dieses Vertrags vom Auftragnehmer erstellten Dokumentationen, Protokolle, digitalen Datensätze und ähnlichen Unterlagen gehen in Kopie bzw. Abschrift in das Eigentum des Auftraggebers über. Spätestens bei Vertragsende (oder bei vorzeitiger Beendigung einzelner Objektbetreuungen) hat der Auftragnehmer sämtliche Dokumentationen dem Auftraggeber vollständig und geordnet zu übergeben – dies umfasst insbesondere das Anlagenbuch, alle Wartungsprotokolle der letzten Jahre, Prüfberichte, Einweisungsnachweise etc. Soweit der Auftragnehmer eigene Checklisten oder Software verwendet hat, sind die erstellten Ergebnisse in gängigen Formaten zur Verfügung zu stellen. Die Herausgabe kann analog (Papier, Ordner) oder, nach Vereinbarung, in elektronischer Form (auf Datenträger oder via Portal) erfolgen.

• (Kommentar: § 6 trägt der wachsenden Bedeutung der Dokumentation und Digitalisierung im Facility Management Rechnung. Öffentliche Betreiber sind verpflichtet, die Erfüllung ihrer Betreiberpflichten nachzuweisen – daher muss der Dienstleister engmaschig dokumentieren. Die Klausel verlangt Wartungsprotokolle und Berichte gemäß branchentypischen Standards (z. B. AMEV-Arbeitskarten oder VDMA 24186 Checklisten). Damit wird sichergestellt, dass für jede Wartung und Prüfung ein Nachweis vorliegt, was auch im Haftungsfall (Unfall durch Anlagendefekt) entscheidend ist. Die Verpflichtung, Mängel sofort zu melden, dient der Gefahrenabwehr und der gemeinsamen Planung von Reparaturen. Das Reporting (jährlicher Bericht etc.) ermöglicht dem Auftraggeber eine strategische Übersicht über seinen Gebäudebestand und zukünftigen Instandhaltungsbedarf – dies wird z.B. in GEFMA- und VDI-Richtlinien empfohlen (Stichwort Lebenszyklusbetrachtung). Besonders innovativ und wichtig in der Praxis ist Abs. 4: Hier wird die IT-Integration geregelt, konkret das Mareon-Handwerkerportal. In der Wohnungs- und Gebäudewirtschaft ist es üblich, dass Aufträge elektronisch vergeben und Rückmeldungen digital erfasst werden. Viele kommunale Wohnungsunternehmen nutzen Mareon oder ähnliche Plattformen. Die Vertragsklausel verpflichtet den Auftragnehmer, diese zu verwenden, was die Effizienz steigert und medienbruchfreie Dokumentation ermöglicht. Eine Quelle (Amtlicher Anzeiger Hamburg) schreibt beispielsweise vor, dass ab einem bestimmten Zeitpunkt alle Wartungsleistungen über Mareon abzuwickeln sind und Handwerker sich dort registrieren müssen. Dies garantiert dem Auftraggeber aktuelle Statusinfos und zentralisierte Datenhaltung. Insgesamt stellt § 6 sicher, dass der Auftraggeber jederzeit Transparenz über die Leistung hat und im Besitz aller relevanten Daten ist – ein Kernpunkt für rechtssicheres Betreiberhandeln.)

• (1) Zugang und Information: Der Auftraggeber sorgt dafür, dass dem Auftragnehmer alle zur Vertragserfüllung erforderlichen Zugänge und Informationen rechtzeitig zur Verfügung stehen. Insbesondere gewährt er dem Auftragnehmer und dessen Personal Zugang zu den betreuten Liegenschaften und Anlagen nach Absprache. Er stellt erforderliche Schlüssel, Transponder oder Zugangsberechtigungen zur Verfügung, soweit notwendig (ggf. über das Mareon/KIWI-System für schlüssellosen Zugang). Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer über sämtliche besonderen Umstände in den Objekten, die für die Durchführung der Arbeiten relevant sind (z. B. Alarmanlagen, Zutrittsvorschriften, besondere Gefahrenquellen, anwesendes Personal wie Hausmeister). Relevante Bestandsunterlagen der Anlagen (wie Schaltpläne, Wartungsnachweise aus Vorverträgen, Bedienungsanleitungen) werden dem Auftragnehmer – soweit vorhanden – bei Vertragsbeginn in Kopie zur Verfügung gestellt, damit er sich in die Anlagen einarbeiten kann.

• (2) Ansprechpartner und Abstimmung: Der Auftraggeber benennt einen oder mehrere zuständige Ansprechpartner (siehe Anlage 5) für die Vertragsabwicklung, die zur Abnahme von Leistungen berechtigt sind und Entscheidungen/Weisungen kurzfristig treffen können. Diese Personen stehen dem Auftragnehmer für notwendige Abstimmungen (Terminvereinbarungen, Koordination mit Mietern/Nutzern etc.) zur Verfügung. Der Auftraggeber bemüht sich, dem Auftragnehmer die Arbeiten zu erleichtern, indem er z.B. Mieter oder Nutzer rechtzeitig über bevorstehende Wartungen informiert (etwa Aushänge in Mehrfamilienhäusern vor Begehungen). Die Vertragspartner streben eine kooperative Zusammenarbeit an; regelmäßige Abstimmungsmeetings (z. B. Quartalsgespräche) können vereinbart werden, um die Leistungserbringung zu besprechen und ggf. Anpassungen vorzunehmen.

• (3) Eigenleistungen und Drittvergaben: Soll der Auftraggeber bestimmte Leistungen im eigenen Verantwortungsbereich behalten oder an andere Dienstleister vergeben (z. B. Separatverträge für Aufzüge oder bestimmte Sicherheitsanlagen), wird er dies dem Auftragnehmer frühzeitig mitteilen. Beide Seiten werden in einem solchen Fall die Schnittstellen einvernehmlich regeln (siehe § 10.1). Insbesondere verpflichtet sich der Auftraggeber, externe Dritte so einzubinden, dass die Verantwortlichkeiten klar getrennt sind und der Auftragnehmer seine Leistungen ungestört erbringen kann. Umgekehrt wird der Auftragnehmer im Rahmen seiner Koordinationspflicht (siehe § 2.2) die Arbeiten Dritter unterstützen und diese nicht behindern.

• (4) Abnahme und Prüfung der Leistungen: Der Auftraggeber hat das Recht und die Pflicht, die vom Auftragnehmer erbrachten Leistungen auf Vertragsgemäßheit zu überprüfen. Er wird Mängelanzeigen des Auftragnehmers (z. B. Vorschläge für notwendige Reparaturen) nicht unangemessen verzögern und notwendige Entscheidungen (Freigabe von Zusatzleistungen, Stilllegung von Anlagen bei Gefahr etc.) zügig treffen. Sobald der Auftragnehmer eine Leistung (z. B. eine turnusmäßige Wartung oder eine Instandsetzung) als abgeschlossen meldet, wird der Auftraggeber – sofern er einen Vertreter vor Ort hat – diese Leistung kurzfristig abnehmen bzw. überprüfen. Etwaige Beanstandungen sind dem Auftragnehmer möglichst umgehend mitzuteilen, damit Nachbesserungen erfolgen können. Unterlässt der Auftraggeber eine Abnahmeprüfung, gilt die Leistung nach angemessener Frist als vertragsgerecht erbracht, sofern kein offenkundiger Mangel vorliegt.

• (5) Vergütungspflicht: Der Auftraggeber verpflichtet sich, die vereinbarte Vergütung gemäß § 5 fristgerecht zu zahlen und begründete Rechnungsbeanstandungen dem Auftragnehmer mitzuteilen, damit dieser sie korrigieren kann.

• (Kommentar: § 7 beschreibt die Mitwirkungspflichten des Auftraggebers, ohne die der Auftragnehmer seine Leistungen nicht erbringen kann. Zugang zu Anlagen und Informationen ist essentiell – gerade bei kommunalen Gebäuden kann es komplexe Zutrittsszenarien geben (Hausmeister, Schließanlagen, etc.). Die Erwähnung moderner Zugangslösungen wie KIWI (digitales Schlüsselmanagement, integriert in Mareon) zeigt, dass hier aktuelle Praxis berücksichtigt wird. Die Pflicht, Bestandsunterlagen bereitzustellen, ist wichtig, damit der Auftragnehmer vorhandenes Wissen (z. B. alte Wartungsprotokolle) nutzen kann. Absatz 3 erkennt an, dass im kommunalen Bereich nicht alle Leistungen zwingend vom selben Auftragnehmer erbracht werden – z.B. wird Aufzugswartung oft separat vergeben. Daher muss der Auftraggeber solche Parallelvergaben koordinieren, aber auch dem Hauptauftragnehmer mitteilen. Hier kommt der Verweis auf § 10.1 ins Spiel: Das regelt, wie mit Dritten umzugehen ist. Absatz 4 betrifft Abnahme und Kontrolle: Öffentliches Vergaberecht verlangt eine Kontrolle der Leistung, schon um die Zahlung zu rechtfertigen. Aber es ist auch Teil der Betreiberpflicht: Der Betreiber (AG) muss überwachen, dass der Dienstleister korrekt arbeitet. Daher diese Klausel – sie schafft Klarheit über die Abnahmeprozesse. Insgesamt fördern diese Regelungen die partnerschaftliche Zusammenarbeit; Mitwirkungspflichten des Auftraggebers sind in Dienstleistungsverträgen oft weniger ausführlich geregelt, aber hier – habilitationswürdig – wird es detailliert aufgeführt, was auch der ausgewogenen Verteilung der Verantwortlichkeiten dient.)

• (1) Haftung des Auftragnehmers bei Sach- und Personenschäden: Der Auftragnehmer haftet dem Auftraggeber für Schäden, die aus der Nichterfüllung oder Schlechterfüllung seiner vertraglichen Pflichten resultieren, nach den gesetzlichen Bestimmungen. Dabei haftet er für eigenes Verschulden sowie das Verschulden seiner Erfüllungsgehilfen. Insbesondere haftet der Auftragnehmer, wenn er Wartungs- oder Prüfpflichten verletzt und dadurch ein Schaden am Gebäude, an der Anlage oder Personen eintritt (z. B. Unfall wegen unterlassener Instandhaltung). Ein Mitverschulden des Auftraggebers (z. B. unterlassene Mitwirkung oder fehlende Information) ist angemessen zu berücksichtigen (§ 254 BGB). Für Vertragsstrafen oder sonstige Nachteile, die dem Auftraggeber wegen Pflichtverletzungen des Auftragnehmers von Dritten (Behörden, Mieter etc.) auferlegt werden (z. B. Bußgelder wegen Verstoß gegen Prüfpflichten), hat der Auftragnehmer Ersatz zu leisten, soweit er die Pflichtverletzung zu vertreten hat.

• (2) Haftungsbegrenzung: Für leicht fahrlässig verursachte Sachschäden haftet der Auftragnehmer – soweit gesetzlich zulässig – betragsmäßig begrenzt. Die Haftung für Vermögensschäden (reine Vermögensschäden ohne Sach- oder Personenschaden) ist auf € [z.B. 100.000] je Schadensfall begrenzt, außer im Fall von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Die Haftung für Sachschäden ist je Schadensfall begrenzt auf € [z.B. 1.000.000]. Für Personenschäden (Verletzung von Leben, Körper, Gesundheit) haftet der Auftragnehmer unbeschränkt in Höhe der gesetzlichen Mindestdeckung; bei Personenschäden findet keine vertragliche Begrenzung statt (eine Begrenzung wäre hier rechtlich unwirksam). Diese Haftungsbegrenzungen gelten nicht, sofern eine Haftung aus der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten resultiert, die das Erreichen des Vertragszwecks gefährden (Kardinalpflichten); in diesem Fall ist die Haftung der Höhe nach auf den typischerweise vorhersehbaren Schaden begrenzt, soweit nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegt.

• (3) Betriebshaftpflichtversicherung: Der Auftragnehmer ist verpflichtet, für die Dauer des Vertrages eine angemessene Haftpflichtversicherung zu unterhalten, die Personen-, Sach- und Vermögensschäden, die aus seiner Tätigkeit entstehen können, abdeckt. Die Mindestversicherungssummen betragen: € [Summe] für Personenschäden, € [Summe] für Sachschäden und € [Summe] für Vermögensschäden je Schadensfall. (Orientierungswerte: z. B. 2 Mio. € für Personenschäden, 1 Mio. € für Sachschäden und 100.000 € für Vermögensschäden.) Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber auf Verlangen den Versicherungsschein und den Fortbestand des Versicherungsschutzes nachzuweisen. Etwaige Selbstbehalte der Versicherung trägt der Auftragnehmer selbst. Die Deckung der Versicherung darf weder durch Kumulation mehrerer Schadensfälle innerhalb der Vertragslaufzeit unterschritten werden (die Jahresmaximierung sollte mindestens das Zweifache der Deckungssumme betragen) noch vor Vertragsende ohne Ersatz erlöschen. Kommt der Auftragnehmer dieser Verpflichtung trotz Fristsetzung nicht nach, ist der Auftraggeber berechtigt, selbst eine Versicherung zu Lasten des Auftragnehmers abzuschließen oder ggf. fristlos zu kündigen.

• (4) Freistellung Dritter: Macht ein Dritter (z. B. Mieter, Nutzer oder Behörden) Ansprüche wegen eines Schadensereignisses geltend, das in den Verantwortungsbereich des Auftragnehmers fällt, so stellt der Auftragnehmer den Auftraggeber auf erstes Anfordern von diesen Ansprüchen frei, sofern er den Schaden verursacht oder mitverursacht hat. Der Auftraggeber wird den Auftragnehmer über solche Ansprüche unverzüglich informieren und ihm Gelegenheit geben, die Abwehr der Ansprüche zu übernehmen, soweit dies zulässig ist.

• (Kommentar: Die Haftungsregeln sind aus Sicht der öffentlichen Hand ein zentraler Punkt: Der Auftragnehmer übernimmt Pflichten, die potentiell sicherheitsrelevant sind, daher muss er für Fehler einstehen. Hier wird die verschuldensabhängige Haftung des Auftragnehmers nach BGB festgelegt. Öffentliche Auftraggeber begrenzen oft die Haftung leicht fahrlässiger Pflichtverletzungen, um Bieter nicht abzuschrecken (es wäre unüblich, einen unbegrenzten Schadenersatz für leichte Fahrlässigkeit zu fordern). Die genannten Summen orientieren sich an branchenüblichen Deckungssummen für Facility-Management-Verträge. Eine gängige Empfehlung ist, Personenschäden mit 2 Mio. €, Sachschäden mit 1 Mio. € zu versichern – hier wird das als Mindeststandard vorgegeben. Der Verweis auf die Versicherungspflicht mit Nachweis entspricht ebenfalls AMEV- und Vergabestandard. Absatz 4 (Freistellung) schützt den Auftraggeber, falls z.B. ein Mieter wegen eines Wasserschadens (aufgrund unterlassener Wartung) Schadensersatz verlangt – der Auftragnehmer muss den Auftraggeber dann schadlos halten. Solche Klauseln sind üblich, um die Durchgriffshaftung des Geschädigten auf den Verursacher vorzubereiten. Insgesamt balanciert § 8 die Interessen: Der Auftragnehmer wird nicht unverhältnismäßig über das Versicherbare hinaus haftbar gemacht (was dem Vergaberecht entspricht, Bieter dürfen nicht unkalkulierbaren Risiken ausgesetzt werden), aber die Verantwortlichkeit bei schuldhaften Pflichtverletzungen bleibt voll erhalten.)

• (1) Gewährleistung: Der Auftragnehmer gewährleistet die ordnungsgemäße Durchführung aller Leistungen nach diesem Vertrag. Werden Leistungen mangelhaft oder unvollständig erbracht, ist der Auftragnehmer verpflichtet, unverzüglich und ohne zusätzliche Vergütung nachzubessern. Die Verjährungsfrist für Mängelansprüche richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften für Werkleistungen (§§ 634a, 638 BGB), soweit der Vertrag werkvertragliche Leistungsteile umfasst. Für wiederkehrende Leistungen (Dauerschuldverhältnis-Charakter) gilt: Erkennbare Mängel sind vom Auftraggeber zeitnah zu rügen, verdeckte Mängel können innerhalb angemessener Frist nach Entdeckung gerügt werden. Die Gewährleistung des Auftragnehmers erstreckt sich auch auf von ihm beschaffte Ersatzteile und Materialien – sollten sich diese als fehlerhaft herausstellen, wird der Auftragnehmer sie auf eigene Kosten ersetzen.

• (2) Minderung und Selbstvornahme: Kann oder will der Auftragnehmer einen festgestellten Mangel nicht innerhalb angemessener Frist beseitigen, so ist der Auftraggeber berechtigt, eine Minderung der Vergütung für die betroffene Leistung geltend zu machen. Bei erheblichen Mängeln, die dringlich zu beheben sind, ist der Auftraggeber nach fruchtlosem Fristablauf befugt, die Mangelbeseitigung selbst oder durch Dritte vorzunehmen (Selbstvornahme) und Ersatz der erforderlichen Aufwendungen vom Auftragnehmer zu verlangen (§§ 634 Nr. 2, 637 BGB). Die Geltendmachung weiterer Schadensersatzansprüche bleibt unberührt.

• (3) Haftung für Verfügbarkeitsverluste: Erbringt der Auftragnehmer die Leistungen nicht vertragsgemäß und kommt es dadurch zu Anlagenausfällen oder Nutzungsbeeinträchtigungen (z. B. Heizungsausfall aufgrund unterlassener Wartung), so haftet der Auftragnehmer im Rahmen von § 8 für daraus entstehende Schäden des Auftraggebers. In besonders wichtigen Fällen (z. B. Ausfall einer sicherheitsrelevanten Anlage) kann der Auftraggeber – neben etwaigen Vertragsstrafen, sofern vereinbart – eine Kürzung der Vergütung für den Zeitraum der Nichtverfügbarkeit verlangen.

• (4) Vertragsstrafen (optional): Für den Fall nicht fristgerecht erbrachter oder qualitativ unzureichender Leistungen können Vertragsstrafen vereinbart sein (siehe Anlage 6, falls dort geregelt). Insbesondere kann pro Verstoß (z. B. pro nicht fristgerecht durchgeführter Wartung oder pro Nichteinhalten der Reaktionszeit) eine pauschale Strafe fällig werden. Die Geltendmachung einer Vertragsstrafe setzt eine ausdrückliche Vereinbarung voraus; fehlt eine solche in Anlage 6, findet keine Vertragsstrafe Anwendung. Unbeschadet bleibt das Recht, Schadensersatz über die Vertragsstrafe hinaus zu fordern, wobei eine verwirkte Vertragsstrafe anzurechnen ist (§ 341 BGB).

• (Kommentar: § 9 behandelt die Gewährleistung (Mängelhaftung) für die Dienst-/Werkleistungen. Instandhaltungsverträge haben oft eine Dauerleistung, sodass klassische Abnahme und Gewährleistung pro Einzelleistung nicht immer trennscharf sind. Dennoch wird hier klargestellt: Mängel sind zu beseitigen, und der Auftraggeber hat die üblichen Rechte (Nacherfüllung, Minderung, Selbstvornahme). Öffentliche Auftraggeber sichern sich mit solchen Klauseln ab, um notfalls schnell handeln zu können (Selbstvornahme bei dringenden Mängeln). Die Verjährungsfrist wird nur allgemein benannt; tatsächlich verjähren Mängel bei Werkleistungen nach 2 Jahren (BGB) bzw. 4 Jahren (VOB/B) – wenn z.B. VOB/B für einzelne Bauleistungen gilt, sollte das ebenfalls berücksichtigt sein. Eine Besonderheit kann die Vereinbarung von Vertragsstrafen sein (Abs. 4): Im kommunalen Bereich sind Vertragsstrafen z.B. für Terminüberschreitungen nicht unüblich (gemäß § 11 UVgO/§ 18 VOB/B muss das vorab in Vergabe angegeben werden). Wir erwähnen es optional – damit die Vorlage vollständig ist, aber sie lässt auch weg, falls nicht gewünscht. Insgesamt entspricht § 9 dem üblichen Gewährleistungsrecht; es verknüpft aber auch nochmal mit § 8 (Schadensersatz).)

• (1) Vertragslaufzeit: Der Vertrag beginnt am [Datum] (Vertragsbeginn) – wahlweise: am Tag nach der Abnahme der zu errichtenden Anlage (bei Erstinbetriebnahme nach Neubau) – und hat eine feste Laufzeit von [z. B. vier (4)] Jahren. Er verlängert sich danach höchstens [z. B. dreimal um je ein (1) weiteres Jahr] stillschweigend, sofern er nicht von einer Partei mit einer Frist von drei Monaten vor Vertragsende schriftlich gekündigt wird. Spätestens nach [z. B. sieben (7)] Jahren Gesamtlaufzeit endet der Vertrag automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf (maximale Vertragsdauer). Die Möglichkeit der vorzeitigen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Hinweis: Die automatische Verlängerung dient der Versorgungssicherheit, darf aber vergaberechtlich die maximal ausgeschriebene Vertragsdauer nicht überschreiten – die Verlängerungsoption wurde im Vergabeverfahren berücksichtigt.

• (2) Ordentliche Kündigung: Eine ordentliche (fristgerechte) Kündigung während der festen Laufzeit ist ausgeschlossen, sofern nicht ausdrücklich andere Fristen vereinbart sind. Nach Ablauf der Erstlaufzeit kann der Vertrag – sofern er sich auf unbestimmte Zeit verlängert hat – von beiden Seiten mit einer Frist von [z. B. 6] Monaten zum Jahresende gekündigt werden.

• (3) Außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund: Beide Vertragsparteien sind berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Frist zu kündigen. Ein wichtiger Grund liegt für den Auftraggeber insbesondere vor, wenn einer der folgenden Fälle eintritt (nicht abschließende Aufzählung):

• a) Schlechtleistung: Der Auftragnehmer hat trotz Abmahnung wiederholt oder gröblich seine vertraglichen Pflichten verletzt oder die Leistung nicht vertragsgemäß erbracht (§ 323 BGB), so dass dem Auftraggeber ein Festhalten am Vertrag nicht mehr zumutbar ist.

• b) Anlagenstilllegung/Verkauf: Die in Anlage 1 genannten Anlagen oder Liegenschaften werden vom Auftraggeber außer Betrieb genommen, stillgelegt, veräußert oder aus rechtlichen Gründen (z. B. Betreiberwechsel durch Gesetz) aus der Zuständigkeit des Auftraggebers genommen. In diesem Fall kann der Auftraggeber die vorzeitige Kündigung bezüglich der betroffenen Anlagen erklären.

• c) Insolvenz: Über das Vermögen des Auftragnehmers wurde ein Insolvenzeröffnungsverfahren beantragt oder eröffnet, oder der Auftragnehmer stellt seine Zahlungen dauerhaft ein.

• d) Vergabeverstöße: Es stellt sich heraus, dass der Auftragnehmer bei Vertragsschluss wegen schwerer Verfehlungen hätte ausgeschlossen werden müssen (z. B. rechtskräftige Verurteilung wegen Betrugs, § 123 GWB), oder nach Vertragsschluss bekannt werdende Umstände machen die Fortsetzung untragbar (z. B. der Auftragnehmer bietet unzulässige Vorteile an, siehe Buchstabe e/h unten).

• e) Korruption/Unzulässige Einflussnahme: Wenn der Auftragnehmer Mitarbeitern des Auftraggebers oder diesen nahestehenden Personen Vorteile (Geschenke, Geld, Einladungen etc.) im Zusammenhang mit dem Vertrag anbietet, verspricht oder gewährt, oder wenn er vergleichbare Handlungen durch Dritte vornehmen lässt. Ebenso, wenn Mitarbeiter des Auftragnehmers vergleichbare Bestechungshandlungen vornehmen oder der Auftragnehmer gegen einschlägige Compliance-Regeln des Auftraggebers verstößt. (Hinweis: Ein Verstoß gegen die Anti-Korruptionsklausel – z. B. analog Rundschreiben BMI v. 08.11.2004 – berechtigt zur fristlosen Kündigung.)

• f) Wettbewerbsbeschränkende Abreden: Sollte sich herausstellen, dass der Auftragnehmer an wettbewerbswidrigen Absprachen beteiligt war, die das Vergabeverfahren oder die Preisbildung betrafen (z. B. Kartellabsprachen), kann der Auftraggeber fristlos kündigen.

• g) Wegfall der Geschäftsgrundlage: Falls sich die Verhältnisse so wesentlich ändern (z. B. gesetzliche Vorgaben, strukturelle Änderungen im Gebäudebestand des Auftraggebers), dass dem Vertragspartner ein Festhalten am Vertrag nicht zuzumuten ist, und eine Anpassung nicht möglich ist, kommt eine einvernehmliche Aufhebung oder hilfsweise Kündigung in Betracht (§ 313 BGB).

• Ein wichtiger Grund liegt für den Auftragnehmer insbesondere vor, wenn der Auftraggeber mit fälligen Zahlungen in erheblichen Umfang länger als [Zeitraum] in Verzug gerät oder wenn der Auftraggeber nachhaltig und trotz Abmahnung gegen seine Mitwirkungspflichten aus § 7 verstößt und dem Auftragnehmer die Fortsetzung unzumutbar macht.

• (4) Teilkündigung: Soweit der Auftraggeber einen Teil seines Gebäudebestandes (eine oder mehrere Liegenschaften aus Anlage 1) veräußert oder dauerhaft außer Betrieb nimmt, kann er – sofern eine Anpassung der Vergütung einvernehmlich nicht möglich ist – den Vertrag hinsichtlich dieser Teilleistungen mit einer Frist von [z. B. 3] Monaten kündigen. In diesem Fall entfallen die Leistungspflichten des Auftragnehmers für die betreffenden Objekte ab dem Wirksamwerden der Kündigung, und die Vergütung ist ab diesem Zeitpunkt entsprechend zu reduzieren. Umgekehrt kann, falls der Auftraggeber neue Objekte hinzuerwirbt, eine Vertragserweiterung im gegenseitigen Einvernehmen erfolgen (siehe § 11.1 Vertragsänderungen).

• (5) Herausgabe von Unterlagen bei Vertragsende: Bei Vertragsbeendigung – gleich aus welchem Grund – hat der Auftragnehmer sämtliche in § 6 genannten Dokumentationen unverzüglich an den Auftraggeber zu übergeben (sofern noch nicht erfolgt). Zudem hat er eine geordnete Übergabe der betreuten Anlagen zu ermöglichen, ggf. durch eine gemeinsame Schlussbegehung und Einweisung des neuen Dienstleisters oder des Auftraggebers in den aktuellen Zustand. Auf Wunsch des Auftraggebers wird der Auftragnehmer an einer geordneten Überleitung der Aufgaben mitwirken (für einen angemessenen Zeitraum, nach Vereinbarung ggf. gegen Vergütung).

• (Kommentar: § 10 regelt Beginn, Laufzeit und Beendigung. Im öffentlichen Sektor sind Verträge oft auf 4 Jahre begrenzt mit Verlängerungsoptionen – das entspricht den hier genannten 4 Jahren + Verlängerungen bis max. 7 Jahre. Dies liegt daran, dass längere Laufzeiten vergaberechtlich problematisch sein können (Bindung des Wettbewerbs). Die genannten Kündigungsgründe a)–i) basieren teils auf VOB/B § 8 (3), aber auch auf speziellen öffentlichen Anforderungen: z.B. Korruption (Anlehnung an § 124 GWB Ausschlussgründe und das BMI-Rundschreiben von 2004 zu Korruption). Der besondere Grund (b) Anlagenstilllegung ist praxisnah – wenn z.B. ein Gebäude verkauft wird, kann man schlecht an der Wartung festhalten. AMEV-Empfehlungen sehen ebenfalls fristlose Kündigung vor, wenn Anlagen verkauft oder außer Betrieb genommen werden. Durch (4) Teilkündigung wird Flexibilität geschaffen: kommunale Bestände ändern sich, hier kann der AG Teile herauslösen. Wichtig: Die Kündigungsgründe decken auch insolvenzbedingte Fälle ab (c) sowie Wettbewerbsverstöße (f). Diese Klauseln halten den Vertrag vergabekonform: Sollte sich später herausstellen, dass der AN unlauter agiert hat, kann der AG reagieren. Für den AN sind Kündigungsgründe seltener, aber Zahlungsverzug des AG ist genannt, um ein Gleichgewicht zu zeigen. Insgesamt ist § 10 sehr detailliert – was einer "habilitationswürdigen" Vorlage entspricht – und orientiert sich an gängigen öffentlichen Vertragsmustern und § 314 BGB (wichtiger Grund bei Dauerschuldverhältnissen).)

• (1) Vertragsänderungen und Vergaberecht: Die Parteien sind sich bewusst, dass dieser Vertrag im Rahmen eines Vergabeverfahrens abgeschlossen wurde. Änderungen des Vertragsinhalts nach Vertragsabschluss sind daher nur in den Grenzen des öffentlichen Vergaberechts zulässig. Insbesondere dürfen wesentliche Vertragsänderungen, die den Wettbewerb verzerrt hätten, ohne neues Vergabeverfahren nicht vorgenommen werden (vgl. § 132 GWB). Zulässig sind jedoch solche Anpassungen, die im Vertrag bereits vorgesehen sind (z. B. Verlängerungsoptionen gem. § 10.1, Preisgleitklauseln gem. § 5.2) oder geringfügige Änderungen im Sinne des Vergaberechts. Darüber hinausgehende Änderungen – etwa eine Ausweitung des Leistungsumfangs um zusätzliche Objekte oder Leistungen – bedürfen einer gesonderten Nachprüfung auf Vergaberelevanz und der schriftlichen Vereinbarung in Form eines Vertragsnachtrags. Jede Vertragsänderung, Ergänzung oder Nebenabrede ist nur wirksam, wenn sie schriftlich (§ 12.1) geschlossen wird und ggf. die erforderliche vergaberechtliche Freigabe (z. B. durch die Vergabestelle oder Aufsichtsbehörde) vorliegt.

• (2) Compliance und Ethik: Der Auftragnehmer verpflichtet sich zur Einhaltung aller anwendbaren Gesetze, Richtlinien und ethischen Standards im Rahmen der Vertragserfüllung. Er bestätigt insbesondere, die Regelungen des Gesetzes zur Sicherung von Tariftreue und sozialer Nachhaltigkeit im Land Berlin (Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz – BerlAVG) einzuhalten. Dies umfasst, dass er seinen Arbeitnehmern mindestens den jeweils gültigen vergaberechtlichen Mindestlohn zahlt (aktuell € 13,00 brutto pro Stunde, bzw. den bei Vertragslaufzeit höheren festgelegten Satz), und – falls tarifgebunden – die entsprechenden Tariflöhne. Ein Verstoß hiergegen kann als schwerwiegende Vertragsverletzung gewertet werden. Ebenso hält der Auftragnehmer die Vorschriften des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes und MindestlohnG ein. Der Auftragnehmer erklärt, dass weder er noch von ihm beauftragte Nachunternehmer in der Vergangenheit wegen Verstößen gegen das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, das MiLoG oder vergleichbare Gesetze rechtskräftig verurteilt wurden (Zuverlässigkeitserklärung). Er verpflichtet sich, im Rahmen der Leistungserbringung keine Interessenkonflikte oder Wettbewerbsverstöße zu begehen und jeden Versuch unlauterer Einflussnahme (Korruption, Bestechung – siehe § 10.3 e) zu unterlassen. Der Auftragnehmer wird zudem die Datenschutzbestimmungen (z. B. DSGVO und Berliner Datenschutzgesetze) beachten, insbesondere bei Umgang mit personenbezogenen Daten von Mietern oder Beschäftigten; er verpflichtet sich, alle erhaltenen personenbezogenen Daten nur zur Vertragserfüllung zu nutzen und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Sofern erforderlich, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

• (3) Nachunternehmer/Eigenleistung: Die Leistungserbringung soll primär durch den Auftragnehmer selbst erfolgen. Die Einschaltung von Nachunternehmern für wesentliche Teile der Leistung bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers. Bereits im Vergabeverfahren benannte Nachunternehmer gelten als genehmigt, sofern keine berechtigten Ausschlussgründe vorliegen. Der Auftragnehmer bleibt bei Beauftragung von Nachunternehmern voll verantwortlich für die Vertragserfüllung und haftet für deren Leistungen wie für eigenes Handeln. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass auch Unterauftragnehmer sämtliche Vertragsbestimmungen (einschließlich Compliance-Regeln und Datenschutz) einhalten. Der Auftraggeber kann verlangen, dass der Auftragnehmer bestimmte Nachunternehmer austauscht, falls diese gegen Vertragspflichten verstoßen oder Bedenken hinsichtlich Zuverlässigkeit bestehen.

(Kommentar: In § 11 werden diverse rechtliche Querschnittsthemen geregelt, die für einen kommunalen Vertrag wichtig sind. Abs. 1 stellt klar, dass Vertragsänderungen nur in engen Grenzen möglich sind – dies spiegelt § 132 GWB (wesentliche Änderungen von öffentl. Aufträgen) wider. Damit wird festgehalten, dass z.B. eine signifikante Erweiterung des Umfangs ohne neue Vergabe unzulässig ist – ein Punkt, der in habilitationswürdigen Vorlagen betont wird, um Vergaberechtsverstöße zu vermeiden. Abs. 2 ist eine Compliance-Klausel, insbesondere Tariftreue/Mindestlohn: Das Land Berlin verlangt von Auftragnehmern, den Landesmindestlohn (derzeit 13,00 €, ab Mai 2024: 13,69 €) zu zahlen. Diese Verpflichtung muss oft per Erklärung abgegeben werden, hier wird sie vertraglich fixiert. Ebenso wird Korruptionsprävention erwähnt (Verweis auf § 10.3 e). Die DSGVO-Compliance ist essentiell, da der Dienstleister evtl. Mieterdaten (für Terminabstimmungen) verarbeitet. Abs. 3 regelt Nachunternehmer – öffentliche AG wollen Kontrolle darüber behalten, wer tatsächlich leistet (Thema Eignungsleihe und Zuverlässigkeit). Insgesamt untermauert § 11 den rechtssicheren Rahmen: Keine Änderung ohne Form, Einhaltung von Gesetz und Ethik, und Transparenz bei der Leistungserbringung (keine unerlaubte Weitergabe an Dritte). Solche Klauseln schützen die Kommune vor Rechts- und Reputationsrisiken.)

• (1) Schriftform: Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages sowie Mitteilungen, die den Vertrag betreffend wesentlich sind, bedürfen der Schriftform. Dies gilt insbesondere für Vereinbarungen über Vergütungsänderungen, Leistungsänderungen, Vertragsverlängerungen oder den Wechsel von in Anlage 5 benannten Ansprechpartnern. Die Schriftform kann, soweit gesetzlich zulässig, durch elektronische Signatur oder durch Kommunikation über das im Vertrag genannte elektronische Auftragsportal ersetzt werden, wenn eindeutig erkennbar ist, dass beide Parteien zustimmen. Mündliche Nebenabreden haben keine Gültigkeit.

• (2) Salvatorische Klausel: Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so wird die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen davon nicht berührt. Die Vertragspartner verpflichten sich in einem solchen Falle, die unwirksame/undurchführbare Bestimmung durch eine wirksame zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Regelung soweit wie möglich entspricht. Entsprechendes gilt für etwaige Vertragslücken.

• (3) Gerichtsstand und anwendbares Recht: Für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist – sofern die Voraussetzungen des § 38 ZPO vorliegen (Kaufleute, juristische Personen des öffentlichen Rechts) – Gerichtsstand Berlin vereinbart, genauer: das für den Sitz des Auftraggebers zuständige Gericht. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Einschluss des öffentlichen Preis- und Vergaberechts. Zwingende Zuständigkeitsregelungen (insb. wenn der Auftraggeber eine Körperschaft des öffentlichen Rechts ist, ggf. Verwaltungsgerichtsweg für bestimmte Streitigkeiten) bleiben unberührt.

• (4) Vertragsexemplare: Der Vertrag wird in zwei gleichlautenden Exemplaren ausgefertigt, von denen jede Partei eines erhält. (Bei elektronischer Signatur entfällt dies – dann erhalten beide Parteien eine elektronische Kopie.)

(Kommentar: § 12 enthält die üblichen Schlussbestimmungen. Die Schriftformklausel (Abs. 1) stellt sicher, dass Vertragsänderungen dokumentiert werden – das ist gerade im öffentlichen Bereich wichtig, um Nachprüfbarkeit zu gewährleisten. Die salvatorische Klausel (Abs. 2) ist Standard, sie verhindert, dass der ganze Vertrag bei Unwirksamkeit eines Teils scheitert, und verweist darauf, dass eine an die Stelle tretende Regel gesucht wird. Abs. 3 regelt Gerichtsstand: Öffentliche Auftraggeber vereinbaren oft ihren Sitz als Gerichtsstand, sofern zulässig. Allerdings können Kommunen auch als öffentliche Auftraggeber evtl. nicht einfach § 38 ZPO nutzen – hier nehmen wir an, beide Parteien sind Kaufleute bzw. es geht vor ordentliche Gerichte. Das anwendbare Recht ist selbstverständlich deutsches Recht; die Erwähnung des Vergaberechts signalisiert nochmals, dass dies ein öffentlicher Vertrag ist. Insgesamt runden diese Klauseln den Vertrag formal ab. Die Vorlage ist damit in Umfang und Tiefe dem Anspruch entsprechend – sie deckt alle wesentlichen Aspekte einer gewerkeneutralen Instandhaltungsvereinbarung im kommunalen Kontext ab und verweist auf einschlägige Regelwerke (AMEV, DIN, VDI, GEFMA, VOB/B etc.), um die Rechtssicherheit und praktische Tauglichkeit zu gewährleisten.)